Как да намалите размера на документа

2024 Автор: Geoffrey Carr | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 11:00

Word документи могат да получат огромни, необичайно дълги, сложни документи с много вградени изображения, шрифтове и други обекти. Но също така изглежда, че документите могат да растат извън ръцете, защото на пръв поглед няма причина. Ако имате работа с огромен документ, ето някои неща, които можете да опитате да намалите размера му.

Когато имате документ с Word, който е твърде голям, първото нещо, което ще опитате, е да компресирате изображенията в него. Това е отчасти защото сайтове като "How-To Geek" са написали изчерпателни статии, обясняващи как да го направите, и отчасти защото изображенията винаги изглежда, че натрупват размера на Word документ отвъд разум. Трябва да продължите и да следвате съветите, които написахме в тази статия, защото ако имате изображения, те ще ви помогнат.

Но ако нямате изображения или сте следвали тези съвети и трябва да намалите размера на файла повече, имаме ви покрити. Имаме много съвети, които да споделите, така че ги разбихме в неща, които определено ще помогнат да се намали размерът на документа на Word, неща, които могат да ви помогнат, както и някои често препоръчвани съвети, с които не бива да се притеснявате,

Да започваме.

Съвети, които определено ще намалят размера на документа

Не всеки намерен от вас съвет ще ви бъде полезен. Понякога това е така, защото те не се отнасят за вашата ситуация (ако нямате изображения, тогава съветите за компресиране на изображения няма да са полезни), но понякога съветите са просто погрешни. Изпробвахме всички съвети в този раздел, затова знаем, че те работят.

Конвертирайте документа във формат DOCX

Microsoft пусна DOCX формат в Office 2007, така че ако все още използвате формат.doc, е време да го превърнете. По-новият.docx файлов тип по същество действа като ZIP файл чрез компресиране на съдържанието на документа, така че просто превръщането на.doc файл във формат.docx ще направи документа ви по-малък. (Това важи и за други формати на Office, като Excel (.xls до.xslx), PowerPoint (.ppt до.pptx) и Visio (.vsd до.vsdx).)

За да конвертирате файла.doc, отворете го в Word и кликнете върху File> Info> Convert.

Кликнете върху "OK" на подканата, която се появява, щракнете върху бутона "Запазване" и Word преобразува документа ви в.docx. Word прави това преобразуване, като създава чисто нова версия на документа в новия формат, така че все още ще имате старата версия.doc.

Тествахме това с примерния 20-страничен.doc файл, който съдържаше шест изображения, различни таблици и маркери за форматиране. Оригиналният файл.doc беше 6,001KB, но преобразуваният файл.docx тежи само на 721KB. Това е 12% от първоначалния размер. Нищо друго, което предлагаме по-долу, няма да направи повече, за да намали размера на файла ви, така че ако имате.doc файлове, които можете да конвертирате в.docx, работата ви може да се свърши.

Поставете вашите снимки вместо да ги копирате и поставяте

Когато копирате и поставяте изображение в документа си, Word прави известни предположения как да се справите с него. Едно от тези предположения е, че искате поставеното изображение да бъде формат BMP, който е голям тип файл или понякога PNG, който все още е доста голям. Проста алтернатива е да поставите изображението в програма за редактиране, да го запазите като по-малък формат като JPG, а след това да използвате Insert> Picture, за да вмъкнете изображението в документа.

Поставянето на малката екранна снимка долу директно в иначе празен документ на Word направи този размер на документа да скочи от 22 KB на 548 KB.

Добавяйки този екран в Paint, запазвайки го като JPG, а след това вмъкване на този JPG в празен документ, принуди документа да премине само на 331 KB. Това е малко над 40% по-малко. Още по-добре, използването на GIF формат доведе до документ, който е с над 60% по-малък. Намален, това е разликата между 10 MB документ и 4 MB документ.

Разбира се, не винаги можете да се измъкнете от това. Понякога ще се нуждаете от по-добро качество на изображението, което формати като BMP и PNG може да предложи. Но ако това е малък образ или не е нужно изключително високо качество, използвайки по-лек формат на тегло и вмъкването на картината може да помогне.

Докато запазвате изображението си, направете редакцията си

Когато редактирате изображение в Word, той съхранява всичките ви редакции на изображения като част от документа. Средството, ако изрежете изображение в документа си, все още запазва пълното оригинално изображение. Променете изображението в черно и бяло и Word запазва оригиналното пълноцветен образ.

Това увеличава ненужно размера на документа ви, така че, когато сте направили промени в изображенията си и сте сигурни, че не е нужно да ги върнете, можете да премахнете данните за редактиране от Word.

Но по-добре, отколкото да премахнете ненужните данни от документа, нямате тези ненужни данни в документа си на първо място. Всички редакции, които можете да направите, дори прости такива като изрязване или добавяне на стрелка, се правят най-добре в редактора на изображения, преди да вмъкнете изображението в документа.

Компресирайте всичките си изображения еднократно

Да, ние казахме в началото, че тази статия е била за друг начини да намалите размера на файла си, но повечето статии по този въпрос ви казват как да компресирате изображенията едно по едно (включително статията ни), а тук в "Как да" Geek ние всички сме за намиране на по-добри начини да вършим нещата.

Кликнете върху Файл> Запазване като> Още опции. (Може да имате "Запазване на копие" вместо "Запазване като", ако сте включили OneDrive с AutoSave.)

Това отваря диалоговия прозорец "Запиши като", където имате достъп до някои допълнителни опции. Кликнете върху Инструменти> Компресиране на снимки.

Това отваря панела "Компресиране на снимки", където можете да решите каква компресия искате да приложите към всичките си изображения наведнъж.

Опцията "Прилагане само на тази снимка" е оцветена в сиво, защото това е инструмент "всичко или нищо" - или всичките ви изображения ще имат тези опции, когато запазите документа, или никой от тях няма да го направи. Така че, ако искате да изберете различни опции за различни изображения, това няма да работи за вас. Но ако искате да компресирате всичките си изображения наведнъж, това е опцията за използване.

Изберете избора си, кликнете върху "OK" и след това запишете новата версия на документа с всички компресирани изображения.

Спрете внедряването на шрифтове във вашия документ

Освен ако не използвате необичаен шрифт от далечна галактика далеч, почти е сигурно, че всеки, с когото споделяте документа си, ще може да го прочете с копието на Word (или безплатна алтернатива като Libre Office). Защо тогава искате да отделите място във файла си, като вградите шрифтовете? Спрете това, като отворите Файл> Опции> Запазване и изключване на опцията "Вграждане на шрифтове във файла".

Може да мислите, че това няма да промени много, но ще се объркате. Ако сте включили вграждането на шрифтове и сте изключили опцията "Do not embed common system fonts", разликата в размера на файла е почти 2 MB. Дори и да не е включен шрифтът "Да не се вграждат системните шрифтове" (което означава, че шрифтовете като Calibri, Arial, Courier New, Times New Roman и т.н. не са включени), файлът е все още с почти 1,3 MB по-голям.

Така че да, спрете вграждането на шрифтове в документа.

Спрете внедряването на други файлове, ако можете

Наскоро ви показахме как да вграждате или свързвате електронна таблица в Excel в документ на Word (и можете да го направите и с други файлове, като PowerPoint презентации или Visio диаграми). Ако можете да се свържете към електронната таблица, вместо да я вградите, ще спестите голяма част от размера на файла в Excel. Няма да запазите всичко това, защото свързаната електронна таблица все пак ще добави някакъв размер, но вашият документ ще бъде много по-малък с връзка, отколкото пълна вградена. Разбира се, има недостатъци за свързване, както и ползи, така че не забравяйте да прочетете тази статия, за да ги разберете, преди да направите това.

Спрете запазването на миниатюрно изображение за документа

Обратно през деня, Word ви позволява да съхранявате миниатюрно изображение на документа, така че Windows да ви покаже визуализация в File Explorer. Тези дни File Explorer може да направи това самостоятелно и не се нуждае от помощ от Word, но опцията все още е в документа ви. В нашия тестов документ от 721KB, като включите тази опция, увеличихте размера на файла до 3247 KB. Това е 4,5 пъти размера на оригиналния файл - за нищо. Тази настройка ще намерите на File> Info> Properties> Advanced Properties.

Изключете квадратчето "Запазване на миниатюрите за всички документи на Word" и кликнете върху "OK".

Името на тази опция е малко заблуждаващо, защото изключването й засяга само документа, който сте отворили, въпреки че се казва "всички документи на Word". Ако това е включено по подразбиране, когато създавате документ, тогава вие "Трябва да го изключите в шаблона Normal.dotx и Microsoft е предоставила отлични инструкции за това, ако не сте сигурни как.

Можете също така да изключите тази настройка в диалоговия прозорец "Запиши като", където се нарича малко по-правилно "Запазване на миниатюрата".

Премахване на персонална и скрита информация от вашия документ

Не само че личната информация добавя към размера на вашия документ, но също така потенциално дава на читателите ви информация, която не искате те да имат. Възможно е да има и информация, която е форматирана като скрита и ако не се нуждаете от този скрит текст в документа, защо да не се отървете от него?

Премахнете тази ненужна информация от документа си, като отидете на File> Info> Check for Issues и след това върху бутона "Inspect Document".

Уверете се, че е включена "Свойства на документа и лична информация" и след това кликнете върху "Inspect". Когато инспекторът приключи, кликнете върху "Remove All" в секцията "Properties and Personal Information".

Това действие намали размера на тестовия файл с 7 KB, така че не е огромна сума. Добра практика обаче е да премахнете личната информация от файловете си, така че е добре да го направите така или иначе. Бъдете предупредени, че не можете да възстановите тези данни, след като сте ги премахнали, затова се уверете, че сте щастливи, че ще излязат, преди да ги премахнете. Можете да направите същото за опциите "Невидимо съдържание" и "Скрит текст", но това ще направи файла ви по-малък само ако имате скрито съдържание.

Изключете автоматичното преглеждане (ако се осмелите)

Една от чудесните функции на Word - всъщност, една от страхотните функции на всяко приложение на Office - е AutoRecover.Тази функция прави редовни резервни копия на вашия файл, докато работите, така че ако Word се срине или компютърът ви се рестартира неочаквано (например когато Windows прави системна актуализация през нощта), ще получите автоматично възстановени версии на отворени документи следващия път, Word. Разбира се, всички тези версии добавят към размера на файла ви, така че ако изключите автоматичното възстановяване, вашият файл ще бъде по-малък.

Отворете File> Options> Save и изключете опцията "Save AutoRecover information every [x minutes]".

Това няма да направи непосредствена разлика, но ще спре да се добавят нови версии на AutoRecover към файла, докато работите върху него.

Просто бъдете предупредени, че вече няма да имате версии за автоматична ревизия, така че ако Word се срине или затваря неочаквано, ще загубите цялата си работа от последния път, когато го запазите.

Копирайте всичко в съвсем нов документ

Когато работите върху документ, Word запазва различни неща на заден план, за да ви помогне. Показали сме как да ги изключваме, когато е възможно, и как да изтриете данните, които Word събира, но вероятно няма да има неща в документа, от които не се нуждаете. Ако установите, че се подлагате на такъв вид пълзяне на документ, можете да създадете нов документ и след това да копирате всичко до него.

Започнете, като създадете нов празен документ. Изберете цялото съдържание в текущия документ, като натиснете Ctrl + A. В новия документ натиснете Ctrl + V, за да поставите всичко. Това копира целия текст, секции, форматиране, опции за оформление на страници, номериране на страници - всичко, от което се нуждаете.

Новият ви документ няма да има някоя от предишните записи на заден план, информация за авторектуализиране или предишни версии и това би трябвало да намали размера на файла.

Имайте предвид, че като направите това, ще копирате всички данни за редактиране във вашите изображения, така че първо може да искате да ги премахнете от оригиналния документ, преди да копирате всичко в новия си документ. Ако не го направите, това не е голяма работа. Все още можете да го премахнете от новия си документ.

Не можем да ви кажем колко ще спести това, защото може да бъде всичко от няколко килобайта до много мегабайти, но винаги си заслужава да го направите, ако искате да извлечете максимум от вашия документ.

Като бонус, ние също видяхме това копие / паста на нов документен трик да решим странни грешки в Word документи, които трудно можеха да бъдат проследени по друг начин.

Съвети, че Биха могли, може Намалете размера на документа

Някои съвети изглеждат така, сякаш биха помогнали, но не можахме да постигнем положителен резултат с тях. Не казваме, че те няма да помогнат да намалите размера на файла, но изглежда, че ще ви е необходим определен набор от обстоятелства, за да се възползвате от тях. Препоръчваме първо да изпробвате съветите от предишната секция и след това да ги пуснете, ако е необходимо.

Изключване на фона Запазва

Колкото по-сложен е документът, толкова по-дълго е, откакто сте го запазили, толкова по-дълго може да се спести, когато кликнете върху бутона "Запазване". За да помогнете за това, Word има настройка в "Файл> Опции> Разширени" Позволява запазване на фона."

Тази настройка е активирана по подразбиране и записва документа във фонов режим, докато работите върху него. Идеята е, че когато кликнете върху "Запазване", ще има по-малко промени, за да се запишете, и така ще спестите много по-бързо. Това до голяма степен е връщане към дните, когато Word пое пропорционално по-голямо количество системни ресурси, а на съвременните системи, вероятно не е задължително, особено ако не редактирате изключително дълги или сложни документи.

Журито се занимава с въпроса дали това има значение за размера на файла. Оставянето на отворен документ с тази настройка не е променило размера на тестовия документ (докато оставянето на AutoRecover е включено Направих увеличаване на размера на файла). Извършването на модификации за период от около 30 минути също не доведе до значителна промяна на размера на документа, независимо дали е включена или изключена "Позволи запазване на фона". Нито го изключи, колко бързо се запазва документа.

Накратко: това зависи от вас. Ако го изключите, не намалявате размера на файла, след което го оставете включен, защото всичко, което Word прави, за да запазите автоматично документите си, е добро нещо.

Конвертиране в RTF и след това конвертиране обратно в DOCX

RTF означава Rich Text Format и е отворен стандарт за документи, които предлагат малко повече форматиране, отколкото обикновен текст, но не всички камбани и свирки на DOCX. Идеята за преобразуване на DOCX в RTF е, че премахва всички допълнителни формати и всички скрити данни, така че когато запазите вашето RTF обратно като DOCX файл, размерът на файла ще бъде по-малък.

Преобразуването на нашия 20-те страница, 721 KB тестов документ в RTF превърна файла до 19.5 MB (затова не използвайте RTF, ако искате малък файл). Превръщането му обратно в DOCX доведе до файл с размер 714 KB. Това е спестяване от 7 KB - по-малко от 1% - и поради това, че RTF не може да се справи с някои от простите формати на таблици, които използвахме, трябваше да преформатираме …, което доведе до размера на размера до 721 KB.

Това не изглежда, че ще има много предимства за вашия документ, особено когато модерният DOCX има толкова много възможности за форматиране, които RTF не може да се справи.

Конвертиране в HTML и след това конвертиране обратно в DOCX

Това е същата идея като конвертирането в RTF, с изключение на това, че HTML е уеб формат. Нашият тест за преобразуване показа почти идентични резултати с използването на RTF.

Опитахме това на нашия 721 KB DOCX файл и го превърнахме в 383 KB HTML файл.Превръщането му обратно в DOCX доведе до файл с 714 KB. Това е спестяване от 1%, но се забърка с форматирането, особено заглавията, и те ще трябва да бъдат преработени.

Разархивирайте документа и го компресирайте

Документът DOCX е компресиран файл, като архив, който правите с 7-Xip или WinRar. Това означава, че можете да го отворите с един от тези инструменти и да видите цялото съдържание. Един съвет, който може да видите, е да извлечете всички файлове от вашия DOCX, да ги добавите към компресиран архив и след това да преименувате този архив на DOCX файлово разширение. Хей престо, имате документ на Word, който е компресиран! На теория това звучи правдоподобно, но използвайки 7-Zip и WinRar и различни архивни формати, открихме, че всеки път, когато се опитахме да отворим файла.docx, който създадохме, Word ни каза, че файлът е повреден.

Възможно е да има някаква заслуга в тази идея - файлът ни от 721 KB се оказва само 72 KB, но не бихме го препоръчали, освен ако не искате да прекарвате много време с него, за да се опитате да го направите. Освен това спестяването може да се дължи на факта, че процесът на компресиране е премахнал / компресирал нещо, което спира Word да отваря документа, но не можем да сме сигурни.

Често предлаганите съвети, които вероятно няма да направят разлика

Има няколко предложения, които се движат по интернет звук разумно, но няма да има много ефект. Това не означава, че не трябва да ги изпробвате, просто не би трябвало да очаквате голямо влияние върху размера на вашия документ.

Премахване на предишните версии на документа

Word запазва предишните версии на вашия документ, докато работите върху него. Това е функцията AutoSave и някои хора предлагат да ги изтриете, като отидете в File> Info> Manage Document и премахнете всички стари версии.

Все пак, няма смисъл да правите това, защото тези стари версии се съхраняват в файловата система на Windows, а не в вашия Word документ. Изтриването им няма да направи документа ви по-малък. Ако искате да премахнете някоя от предишните версии на информацията в рамките на документа, копирайте съдържанието на съвсем нов документ или направете File> Save As, за да го запишете в нов документ, както предложихме по-рано.

Поставете само текст, а не форматирането

Когато искате да копирате и поставите от един документ в текущия си документ, можете да използвате различни опции за поставяне.

Опцията по подразбиране, използвана, ако кликнете върху бутона "Поставяне" (или натиснете клавиша Ctrl + V), е "Поддържане на форматиране на източника." Това копира шрифтове без форма по подразбиране и форматиране като получер шрифт, курсив и т.н. Ако обаче кликнете върху опцията "Задържане само на текст", това ще се случи - или така се случва теорията - ще се намали размерът на файла, като се премахне форматирането.

Опитахме това с 20-страничен документ, който имаше различни формати, приложени към текста на всяка страница, а средната разлика в размера беше малко под 2 KB на страница. Това биха могли, може да бъдете значителни, ако имате документ с 250 страници, където то ще достигне до около 0,5 МБ, но наистина ли ще имате 250-страничен Word документ без форматиране? Вероятно не, защото би било нечетливо, така че ще загубите спестяванията си, когато добавите форматирането обратно.

Всички предимства на този метод вероятно са до края, който дадехме по-горе - копирайте и поставете целия документ в нов документ, за да премахнете предишните версии, старите промени в редактирането и т.н.

Промяна на размера на страницата

Word ви дава възможност да промените размера на страницата, като отворите Layout> Size и промените от стандартния размер "Letter". Има съвети, плаващи за това, ако решите по-малък, но сходен размер като "A4", който другите читатели няма да забележат, а вие спестявате малко.

Опитахме това с 20-страничен документ, използвайки размер "Letter", който беше 721 KB. Променихме размера на "A4", "A5" (което е половината от размера на "A4") и "B5" и документът ни остава постоянно 721 KB всеки път. С други думи, изобщо нямаше значение за размера на файла.

Спрете внедряването на езикови данни

Има настройка в Файл> Опции> Разширено с име "Вграждане на езикови данни" и ще видите съвети на различни места, които ви казват да изключите това. На пръв поглед това звучи разумно - няма ли допълнителни езикови данни да се увеличи размерът на документ?

Накратко, отговорът е "не", ако използвате модерен.docx файл. Думата обработва лингвистичните данни зад кулисите и не заема никаква стая в документа.

Изключването на тази опция може да направи малка разлика от по-старите.doc файлове, но дори и тогава, ако сте използвали инструмент за ръкопис, а Word има някаква "информация за корекция на разпознаването на ръкопис", която да се съхранява. В противен случай изобщо няма значение.

Това е нашият доста изчерпателен списък от начини, по които можете да намалите файловете на Word до размери, но ние винаги сме в търсене на нови методи, които да опитаме (или да разберем). Оставете се в коментарите, ако знаете техника, която сме пропуснали, и ние ще я проверим!