Office вече работи зад кулисите, за да поддържа малките размери на файловете. По-новият тип DOCX файл по същество действа като ZIP файл, като компресира съдържанието на файла. Картините и текстът, които се показват повече от веднъж в документ, се съхраняват само веднъж в реалния файл. Така че, поне в по-новите версии на приложенията за Office, ще откриете, че големите размери на файловете обикновено са резултат от наличието на много различни снимки във вашите документи.
Добрата новина е, че приложенията на Office също предлагат някои удобни инструменти за запазване на тези размери на изображението. В тази статия ние използваме Office 2016 (по-конкретно Word 2016) като пример за нас. Но ще намерите същите инструменти, които обсъждаме в други приложения на Office, като Excel и PowerPoint, както и в предишни версии на Office, които се връщат най-малко на Office 2010.
Компресирайте снимки в документа на вашия офис
Първата стъпка, която трябва да предприемете, когато се опитвате да намалите размера на файла със снимки, е да ги компресирате. Всяко приложение за Office предлага удобен инструмент за това. Използваме Word тук (и затова ще разгледаме стъпките по-долу), но ще намерите функциите на едно и също място в други приложения на Office.
В документа кликнете върху която и да е снимка, за да я изберете. Щракнете върху менюто Форматиране, което се появява в лентата с инструменти на Office, когато изберете снимка.
Премахване на информацията за редактиране от снимки
Офис приложенията предлагат всички видове чудесни инструменти за редактиране на карти, вградени в тях. Когато ги използвате, Word запазва оригиналната картина и следи промените, които сте направили, за да можете да ги отмените или да се върнете към оригиналната снимка, ако имате нужда, Ако сте доволни от начина, по който сте форматирали вашите изображения, всичко, което е запазило информацията за редактиране, просто увеличава размера на вашия файл. Ако компресирането на снимките в документа ви не доведе до достатъчно голям размер на файла, можете също така да изтриете Word запазената информация за форматирането. Отново можете да запазите документа като нов файл, преди да започнете, за да можете да се върнете към оригинала, ако е необходимо.
С отворения документ кликнете върху менюто Файл.
В нашия пример взехме файл на Word ("Файл 1.docx" в следващото изображение), който съдържа около 20 изображения с добро качество и се претегля с размер почти 48 MB. Много от тези изображения са изрязани, някои са преоразмерени, а някои са редактирани по други начини. След компресиране на изображенията и премахване на запаметената информация за форматиране, новият файл ("Файл 2 (компресиран).docx" в следното изображение) вече е малко под 35 MB, с около 27% намаление на размера на файла. И за да илюстрираме вградената компресия във формат DOCX, ние също компресирахме този файл. Както можете да видите, разликата в размера между файловете с компресиран и разглобен файл е незначителна.