Дзен и изкуството на организацията на файловете и папките

2024 Автор: Geoffrey Carr | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 11:00

Вашият десктоп е елегантен елемент или е препълнен с толкова много икони, че се страхувате да го разгледате? Ако сте се оттеглили да се организирате, защото задачата е твърде огромна или обезсърчителна, или не знаете откъде да започнете, имаме 40 съвета, които ще ви помогнат да постигнете маниера на вашата цифрова система за подаване.

За всички читатели, които биха искали да организират файловете и папките си, или, ако вече са организирани, По-добре организирахме - съставихме пълен пътеводител за организирането и организирането на нашата организация, изчерпателна статия, която надяваме да покрие всички възможни съвети, които бихте искали.

Знаци, че компютърът ви е слабо организиран

Ако компютърът ви е бъркотия, вероятно вече сте наясно с него. Но само в случай, че не сте, тук са някои признаци:

• Вашият работен плот има над 40 икони върху него
• "Моите документи" съдържа над 300 файла и 60 папки, включително MP3 и цифрови снимки
• Използвате вграденото устройство за търсене на Windows, когато трябва да намерите файл
• Не можете да намерите програми в списъка за изключване на програми в менюто "Старт"
• Записвате всички документи на Word в една папка, всичките си електронни таблици във втора папка и т.н.
• Всеки даден файл, който търсите, може да бъде във всеки от четирите различни пакета от папки

Но преди да започнем, ето няколко бързи бележки:

• Предполагаме, че знаете какви са файловете и папките и как да създавате, запазвате, преименувате, копирате и изтривате
• Организационните принципи, описани в тази статия, се прилагат еднакво всичко компютърни системи. Въпреки това екранните снимки тук ще отразят нещата, които изглеждат в Windows (обикновено Windows 7). Ще споменем и някои полезни функции на Windows, които могат да ви помогнат да се организирате.
• Всеки има своя собствена любима методология за организиране и подаване, и е твърде лесно да влезете в аргументите "Моят път е по-добър от вашия път". Реалността е, че там е не е идеален начин да се организират нещата. Когато написах тази статия, се опитах да запазя една обща и обективна гледна точка. Смятам, че съм необичайно добре организирана (до степен на мания, истина се казва) и имам 25 години опит в събирането и организирането на файлове на компютри. Така че имам много какво да кажа по темата. Но съветите, които описах тук са само еднопосочен на това. Надяваме се, че някои от тези съвети ще работят и за вас, но моля, не четете това като някакъв "прав" начин да го направите.

В края на статията ще ви питаме, читателя, за съветите на вашата организация.

Защо да се мъчим да организираме всичко?

За някои отговорът на този въпрос е очевиден. И все пак, в тази епоха на мощен софтуер за търсене на работния плот (възможностите за търсене, вградени в менютата за стартиране на Windows Vista и Windows 7 и програми на трети страни като Google Desktop Search), въпросът трябва да бъде зададен и отговорен.

Имам приятел, който поставя всяко създадено, получавано или свалено от него файл Моите документи папка и не ги притеснява да ги запише в подпапки изобщо. Той разчита на функцията за търсене, вградена в неговата операционна система Windows, за да му помогне да намери всичко, което търси. И винаги го намира. Той е търсещ самурай. За него подаването е загуба на ценно време, което може да се прекара в наслада от живота!

Това е изкушаващо да последва примера. На лицевата страна, защо някой би искал да отдели време да организира своя твърд диск, когато има такъв отличен софтуер за търсене? Ами ако всичко, което някога сте искали да направите с файловете, които притежавате, е да ги откриете и отворите индивидуално (за слушане, редактиране и т.н.), тогава няма причина да се притеснявате да правите скрап от организация. Но помислете за тези общи задачи, които не са постижими с софтуера за настолни компютри:

• Намерете файлове ръчно, Често не е удобно, бързо или дори възможно да използвате софтуера за търсене на настолни компютри, за да намерите това, което искате. Той не работи 100% от времето или може да не го инсталирате дори. Понякога просто е по-бързо да отидете директно до файла, който искате, ако знаете, че е в отделна под-папка, вместо да търсят стотици резултати от търсенето.
• Намерете групи от подобни файлове (напр. всички ваши "работни" файлове, всички снимки на Вашата ваканция в Европа през 2008 г., всичките ви музикални клипове, всички MP3 файлове от Тъмната страна на Луната, всички писма, които сте написали на жена си, всичките си данъчни декларации). Умното наименуване на файловете ще ви донесе досега. Понякога това е датата, на която файлът е създаден, което е важно, друг път е файловият формат, а друг път целта на файла. Как да назовем колекция от файлове, така че да са лесни за изолиране въз основа на който и да е от горепосочените критерии? Кратък отговор, не можете.
• Преместете файловете на нов компютър, Време е да надстроите компютъра си. Как бързо да вземете всички важни за вас файлове? Или решавате да имате две компютри сега - един за дома и един за работа. Как бързо изолирате само свързаните с работата файлове, за да ги преместите на работния компютър?
• Синхронизирайте файловете с други компютри, Ако имате повече от един компютър и трябва да отразявате някои от файловете си на другия компютър (например вашата музикална колекция), тогава ви е необходим начин бързо да определите кои файлове да се синхронизират и кои не. Със сигурност не искате да синхронизирате всичко?
• Изберете кои файлове да архивират, Ако резервният ви режим изисква няколко резервни копия или изисква бързи резервни копия, тогава ще трябва да сте в състояние да определите кои файлове да бъдат архивирани и кои не. Това не е възможно, ако всички са в една и съща папка.

И накрая, ако сте просто човек, който се радва да бъде организиран, подреден и поръчан (мен!), Тогава дори нямате нужда от причина. Дезорганизирането е просто немислимо.

Съвети за организиране

Тук представяме нашите 40 най-добри съвета как да се организираме. Или, ако вече сте организирани, да получите По-добре организиран.

Съвет # 1. Изберете системата на организацията си внимателно

Причината, поради която повечето хора не са организирани, е, че това отнема път, И първи нещо, което отнема време, е да се вземе решение за система на организация. Това винаги е въпрос на лични предпочитания, и е не нещо, което един географ на уебсайт може да ви каже. Винаги трябва да избирате собствената си система, основана на организирането на собствения ви мозък (което прави предположението, че мозъкът ви всъщност е организиран).

Не можем да ви инструктираме, но ние мога правя предложения:

• Може да искате да започнете със система, базирана на потребителите на компютъра. т.е. "Моите файлове", "Файлове на моята съпруга", "Файлове на моя син" и т.н. В "Моите файлове" можете да ги разделите на "Лични" и "Бизнес". След това може да осъзнаете, че има припокривания. Например всеки може да иска да споделя достъп до музикалната библиотека или снимките от училищната игра. Така че можете да създадете друга папка, наречена "Семейство", за "общи" файлове.

• Можете да решите, че разбивката на вашите файлове на най-високо ниво се основава на "източника" на всеки файл. С други думи, кой създаде файловете. "Файлове, създадени от хора, които познавам (семейство, приятели и т.н.)", и накрая "Файлове, създадени от останалия свят (MP3 музикални файлове, изтеглени или разкъсани филми или телевизионни предавания, софтуерни инсталационни файлове, прекрасни изображения на тапети за настолни компютри, които сте събрали и т.н.) "Тази система се случва да бъде тази, която използвам самият. Виж отдолу:

  

  марка е за файлове, създадени от мен VC е за файлове, създадени от моята фирма (Virtual Creations) Други е за файлове, създадени от моите приятели и семейство Данни е останалата част от света Също, Настройки е мястото, където съхранявам конфигурационните файлове и други файлове с програмни данни за моя инсталиран софтуер (повече за това в tip # 34, по-долу).

• Всяка папка ще представи свой специален набор от изисквания за по-нататъшно под-организация. Например, може да решите да организирате вашата музикална колекция в под-папки въз основа на името на изпълнителя, докато вашият цифрови снимки може да се организира въз основа на датата, на която са били взети. Тя може да бъде различна за всяка под-папка!
• Друга стратегия ще се основава на "актуалност". Файлове, които все още не сте отворили и гледайте на живо в една папка. Онези, които са били разгледани, но все още не са подадени на живо на друго място. Текущи, активни проекти живеят на друго място. Всички останали файлове (вашият "архив", ако желаете) ще живеят в четвърта папка. (И, разбира се, в рамките на тази последна папка ще трябва да създадете допълнителна подсистема въз основа на една от предходните точки).

Помислете за това - да го промените, когато се окаже, че не е завършена, може да е голяма кавга! Преди да излезете с проблема с внедряването на която и да е система, разгледайте широк кръг от файловете, които притежавате, и вижте дали всички те ще могат да намерят хубаво логично място, за да седнат във вашата система.

Бакшиш # 2. Когато решите за вашата система, Придържай се!

Няма нищо по-безсмислено от това да се сблъскате с всички проблеми при създаването на система и подаването на всичките си файлове, и тогава, когато създавате, получавате или изтегляте нов файл, просто го заредете на работния плот. Трябва да бъдете дисциплинирани - завинаги! Всеки нов файл, който получавате, прекарайте тези няколко допълнителни секунди, за да ги подадете там, където принадлежат! В противен случай, само за месец или две, ще бъдете по-лоши от преди - половината от файловете ви ще бъдат организирани и половината ще бъдат дезорганизирани - и няма да знаете кой е кой!

Бакшиш # 3. Изберете кореновата папка на вашата структура внимателно

Всеки файл с данни (документ, снимка, музикален файл и т.н.), който създавате, притежавате или е важен за вас, независимо откъде идва, трябва да се намери в една единствена папка, и че една единствена папка трябва да бъде разположена в основата на вашето C: устройство (като под-папка на ° С:). С други думи, направете не базирате структурата на папките си в стандартни папки като "Моите документи". Ако го направите, оставяте го на инженерите на операционната система, за да решите коя структура от папки е най-подходяща за вас. И всяка операционна система има различна система! В Windows 7 файловете ви се намират в C: Users YourName, докато в Windows XP това беше C: Documents and Settings YourName Моите документи, В системите на UNIX това е често / Начало / YourName.

Тези стандартни папки по подразбиране са склонни да се запълнят с нежелани файлове и папки, които изобщо не са важни за вас. "Моите документи" е най-лошият нарушител. Всеки втори софтуер, който инсталирате, изглежда, обича да създава собствена папка в папката "Моите документи". Тези папки обикновено не отговарят на вашата организационна структура, така че не ги използвайте! Всъщност дори не използвайте папката "Моите документи" изобщо. Позволете му да се напълни с боклуци и просто го игнорирайте. Звучи еретично, но: Никога не посещавайте папката "Моите документи"! Премахнете иконите / връзките си в "Моите документи" и ги заменете с връзки към папките ти създаден и ти грижа за!

Създайте своя собствена файлова система от нулата! Вероятно най-доброто място да го кажеш ще бъде на твоя Д: шофиране - ако имате такъв. По този начин, всички Вашият файловете живеят на едно устройство, докато всички операционни системи и софтуерни компонентни файлове живеят на C: Drive - просто и елегантно разделени. Ползите от това са дълбоки. Не само има очевидни организационни предимства (вижте върха # 10, по-долу), но когато става въпрос за мигриране на данните ви към нов компютър, можете (понякога) просто да изключите устройството си D: и да го включите като D: вашия нов компютър (това означава, че устройството D: всъщност е отделен физически диск, а не дял на същия диск като C:). Също така получавате леко подобрение на скоростта (отново, само ако вашите C: и D: дискове са на отделни физически дискове).

Предупреждение: От върха # 12 по-долу ще видите, че всъщност е добра идея да имате точно една и съща структура на файловата система - включително устройството, на което е подадена - всичко на компютрите, които притежавате. Така че, ако решите да използвате Д: управлявайте като система за съхранение на вашите собствени файлове, уверете се, че сте в състояние да използвате устройството D: всичко компютрите, които притежавате. Ако не можете да се уверите, че тогава можете да използвате един хитър измамник трик, за да съхранявате вашите файлове на Д: но все пак достъп до тях през всички ° С: (вижте върха # 17, по-долу).

Ако имате само един твърд диск (° С:), след това създайте специална папка, която ще съдържа всичко вашите файлове - нещо като C: Files, Името на папката не е важно, но я прави една единствена, кратка дума.

Има няколко причини за това:

• Когато създавате резервен режим, лесно е да решите какви файлове да се архивират - всички те са в една папка!
• Ако някога сте решили да търгувате на компютъра си с нов, знаете точно кои файлове да мигрират
• Винаги ще знаете откъде да започнете търсене на файл
• Ако синхронизирате файлове с други компютри, то прави синхронизиращите ви процедури много прости. Това също така кара всички ваши преки пътища да продължат да работят върху другите машини (повече за това в tip # 24, по-долу).

След като сте решили къде да отидат файловете ви, поставете ги всичко вашите файлове там - Всичко! Напълно пренебрегвайте стандартните папки по подразбиране, създадени за вас от операционната система ("Моята музика", "Моите снимки" и др.). Всъщност, всъщност можете да преместите много от тези папки в собствената си структура (повече за това по-долу, в tip # 6).

Колкото по-пълно получавате всичките си файлове с данни (документи, снимки, музика и т.н.) и всички настройки за конфигурация в тази една папка, тогава колкото по-лесно ще бъде изпълнението на всички гореизброени задачи.

След като това стане, и всичко Вашият файлове живеят в един папка, всички друг папките в C: могат да бъдат смятани за папки с "операционна система" и следователно за малък всекидневен интерес за нас.

Ето екранна снимка на добре организирано устройство C: където всички потребителски файлове се намират в рамките на Files папка:

Бакшиш # 4. Използвайте Под-папки

Това би било най-простият и очевиден съвет. Това почти е безусловно. Всяка организационна система, върху която решавате (вж. Съвет № 1), ще изисква да създадете под-папки за вашите файлове. Обичайте да създавате папки редовно.

Бакшиш # 5. Не се притеснявайте за дълбочината

Създайте толкова нива на подпапки, колкото имате нужда. Не се страхувайте да го направите. Всеки път, когато забележите възможност да групирате набор от свързани файлове в под-папка, направете го. Примерите могат да включват: Всички MP3 файлове от един музикален диск, всички снимки от една почивка или всички документи от един клиент.

Напълно е добре да поставите файлове в папка, наречена C: Файлове Me От Други Услуги WestCo Bank Statements 2009, Това е само седем нива дълбоко. Десет нива не са необичайни. Разбира се, това е възможно да се вземе твърде далеч. Ако забележите, че създавате под-папка, за да задържите само един файл, тогава вероятно сте станали малко над ревност. От друга страна, ако просто създадете структура само с две нива (например C: Files Работа), тогава наистина не сте постигнали никакво ниво на организация (освен ако не притежавате само шест файла!). Папката "Работа" ще се превърне в дъмпингова площадка, точно като Вашия Desktop, с най-вероятно стотици файлове в нея.

Бакшиш # 6. Преместете папките за стандартни потребители в собствената си структура на папки

Повечето операционни системи, включително Windows, създават набор от стандартни папки за всеки от своите потребители. Тези папки се превръщат в местоположението по подразбиране за файлове като документи, музикални файлове, цифрови снимки и изтеглени интернет файлове. В Windows 7 пълният списък е показан по-долу:

Някои от тези папки, които никога не бихте могли да използвате или се интересувате (например, Любими папка, ако не използвате Internet Explorer като браузър). Тези, които можете да напуснете, където са. Но може да използвате някои от другите папки, за да съхранявате файлове, които са важни за вас. Дори и да сте не като ги използва, Windows все още често ги третира като място за съхранение по подразбиране за много типове файлове. Когато отидете, за да запазите стандартен тип файл, може да стане досадно, че автоматично ще бъдете подканени да го запазите в папка, която не е част от вашата файлова структура.

Но има едно просто решение: Преместете папките, които ви интересуват, в собствената си структура на папките! Ако го направите, следващия път, когато отидете, за да запазите файл от съответния тип, Windows ще ви подкани да го запазите в новото, преместено място.

Преместването на папките е лесно. Просто ги плъзнете и пуснете на новото място. Ето екранна снимка на стандартното Моята музика папката се премества в моята персонализирана папка (марка):

Съвет # 7, Името на файловете и папките интелигентно

Това е още едно, което почти е безусловно, но така или иначе ще го кажем: Да не позволяват да се създават файлове, които имат безсмислени имена като Document1.doc, или се обаждат папки Нова папка (2), Вземете това допълнително 20 секунди и излезе със смислено име за файла / папката - тоест точно разкрива съдържанието му, без да повтаря цялото съдържание в името.

Съвет # 8, Внимавайте за дълги имена на файлове

Друг начин да разберете дали още не сте създали достатъчно дълбочина в йерархията на папките ви е, че вашите файлове често изискват наистина дълги имена. Ако трябва да се обадите на файл Данни за Джонсън Продажби март 2009.xls (което може да се случи да живее в същата папка като Abercrombie Budget Report 2008.xls), тогава може да искате да създадете няколко подпапки, така че първият файл да може да бъде наречен просто March.xls, и живеещи в Клиенти Джонсън Данни за продажбите 2009 папка.

Добре поставеният файл се нуждае само от кратко име на файл!

Съвет # 9, Използвайте преки пътища! Навсякъде!

Това е може би най-полезният и важен съвет, който можем да предложим. Пряк път позволява файл да се намира на две места наведнъж.

Защо искате това? Е, структурата на файловете и папките на всяка популярна операционна система на пазара днес е йерархически, Това означава, че всички обекти (файлове и папки) винаги живеят в рамките на точно един родителска папка. Това е малко като дърво. Дървото има клонове (папки) и листа (файлове). Всеки лист, и всеки клон, се подкрепя от точно един родител клон, по целия път обратно до корените на дървото (което, между другото, е точно това, защо C: се нарича "главната папка" на C: диск).

Това, че твърдите дискове са структурирани по този начин, може да изглежда очевидно и дори необходимо, но това е само един начин за организиране на данните. Има и други: Релационни бази данни, например, организират структурирани данни съвсем различно. Основното ограничение на йерархичните структури за подаване е, че файлът може да бъде само в един клон на дървото - само в една папка - в даден момент. Защо това е проблем? Е, има две основни причини, поради които това ограничение е проблем за компютърните потребители:

1. "Точното" място за даден файл, според нашата организационна обосновка, е много често много неудобен място, за да се намира този файл. Само защото е правилно подадена, не означава, че е лесно да се свържете. Файлът ви може да е "правилно" погребан на шест нива дълбоко в структурата на под-папките ви, но може да се наложи редовен и бърз достъп до този файл всеки ден. Винаги можете да го преместите на по-удобно място, но това би означавало, че ще трябва да върнете отново на "правилното" си местоположение всеки път, когато сте приключили работата си. Най-незадоволителни.
2. Файлът може просто да "принадлежи" на две или повече различни места във файловата ви структура. Например, кажете, че сте счетоводител и току-що сте завършили данъчната декларация за 2009 г. за Джон Смит. Може да има смисъл да се обадите на този файл Данъчна декларация за 2009 г..doc и го подайте под Клиенти Джон Смит, Но може да е важно да имате и данъчните декларации за 2009 г. от всички ваши клиенти заедно на едно място. Така че може и да също искате да се обадите на файла Джон Смит.doc и го подайте под Данъчни декларации 2009, Проблемът е, че в чиста йерархична система за подаване не можете да го сложите и на двете места. Grrrrr!

За щастие, Windows (и повечето други операционни системи) предлага начин за вас да направите точно това: Тя се нарича "пряк път" (известен също като "псевдоним" на Mac-ове и "символична връзка" на UNIX системи). Бързите команди позволяват файлът да съществува на едно място и икона, която представлява файла да бъдат създадени и поставени навсякъде другаде, която ви моля. Всъщност можете да създадете дузина такива икони и да ги разпръснете на твърдия диск. Щракнете двукратно върху една от тези икони / бързи клавиши, за да отворите оригиналния файл, сякаш сте щракнали два пъти върху самия оригинален файл.

Помислете за следните две икони:

Едната вляво е действителният документ на Word, а този отдясно е пряк път представлява документа на Word. Ако кликнете два пъти върху иконата, ще отворите същия файл. Има две основни визуални разлики между иконите:

1. Командата за бърз достъп ще има малка стрелка в долния ляв ъгъл (при Windows, така или иначе)
2. На пряк път е разрешено да има име, което не включва файловото разширение (част ".docx", в този случай)

Можете да изтриете командата за бърз достъп по всяко време, без да губите действителни данни. Оригиналът е все още непокътнат. Всичко, което губите, е способността да стигнете до тези данни откъдето е бил бързият.

Така че защо са толкова бързи? Тъй като те ни позволяват лесно да преодолеем основното ограничение на йерархичните файлови системи и да поставим файл на две (или повече) места по едно и също време. Ти ще винаги имате файлове, които не играят добре с организационната ви обосновка и не могат да се подават само на едно място. Те искат да съществуват на две места. Бързите команди позволяват това! Освен това те ви позволяват да събирате най-често отворените файлове и папки заедно на едно място за удобен достъп. Хладната част е, че оригиналните файлове остават там, където са, безопасно завинаги в тяхното перфектно организирано място.

Така че вашата колекция от най-често отворени файлове може да - и Трябва - станете колекция от клавишни комбинации!

Ако все още не сте убедени в полезността на преките пътища, помислете за следните добре известни области на типичен компютър с Windows:

• Стартовото меню (и всички програми, които живеят в него)
• Бързото стартиране (или Superbar в Windows 7)
• Областта "Любими папки" в горния ляв ъгъл на прозореца на Windows Explorer (в Windows Vista или Windows 7)
• Вашите предпочитания за Internet Explorer или отметки за Firefox

Всеки елемент във всяка от тези области е пряк път! Всяка от тези области съществува само с една цел: За удобство - да ви предоставим колекция от файлове и папки, до които най-често осъществявате достъп.

Сега е лесно да се види, че преките пътища са предназначени за една единствена цел: За да направите достъпа до файловете по-удобен, Всеки път, когато кликнете двукратно върху пряк път, ще бъдете записани с катастрофата за намиране на файла (или папка или програма или устройство или икона на контролния панел), който представлява.

Бързите команди ни позволяват да измислим едно златно правило за организацията на файловете и папките:

“Only ever have one copy of a file – never have two copies of the same file. Use a shortcut instead”

(това правило не важи за копия, създадени за целите на архивирането, разбира се!)

Съществуват и по-малко правила, като например "не премествайте файл в работната си област - вместо това създайте пряк път" и "всеки път, когато се окажете разочаровани от времето, необходимо за намиране на файл, създайте пряк път към него и поставете този пряк път на удобно място."

Как да създадем тези масово полезни преки пътища? Има два основни начина:

1. "Копирайте" оригиналния файл или папка (кликнете върху него и въведете Ctrl-C, или щракнете с десния бутон върху него и изберете копие):

   

   След това кликнете с десния бутон на мишката върху празната област на папката за местоназначение (мястото, където искате да преминете към бърз достъп) и изберете Поставяне на път за бърз достъп:

   

2. Плъзнете на дясно (плъзнете с десния бутон на мишката) файла от папката с източника до целевата папка. Когато пуснете бутона на мишката в папката за местоназначение, се появи меню:

   

   Изберете Създайте преки пътища тук.

Имайте предвид, че когато се създават преки пътища, те често се наричат нещо подобно Бърз достъп до бюджета (Windows XP) или Бюджетен детайл - Shortcut.doc (Windows 7). Ако не ви харесват тези допълнителни думи, лесно можете да преименувате командите за бърз достъп, след като са създадени, или можете да конфигурирате Windows да не вмъква допълнително думите на първо място (вижте статията ни за това как да направите това).

Разбира се, можете да създавате и преки пътища към папки, а не само до файлове!

Долен ред:

Whenever you have a file that you’d like to access from somewhere else (whether it’s convenience you’re after, or because the file simply belongs in two places), create a shortcut to the original file in the new location.

Съвет # 10, Отделни файлове на приложения от файлове с данни

Всеки дигитален организационен гуру ще постави това правило във вас. Файловете с приложения са компонентите на софтуера, който сте инсталирали (например Microsoft Word, Adobe Photoshop или Internet Explorer). Файловете с данни са файловете, които сте създали за себе си, като използвате този софтуер (например документи в Word, цифрови снимки, имейли или плейлисти).

Софтуерът се инсталира, деинсталира и надстройва през цялото време. Надяваме се, че винаги разполагате с оригиналния инсталационен носител (или с изтегления файл за настройка), който е запазен някъде и по този начин може повторно да инсталирате софтуера си по всяко време. Това означава, че файловете на компонентите на софтуера са от незначителна важност. Докато файловете, които сте създали с този софтуер, по същество са важни. Добро правило е винаги да отделяте несъществени файлове от важни файлове.

Така че, когато софтуерът ви подкани да запазите файл, който току-що създадохте, отделете малко време и проверете къде се предполага, че запазвате файла. Ако това предполага, че запазвате файла в същата папка като самия софтуер, то определено не го следвате. Напишете го във вашия собствен папка! Всъщност вижте дали можете да намерите опцията за конфигуриране на програмата, която определя къде са запазени файловете по подразбиране (ако има такива) и да ги промените.

Съвет # 1 1. Организирайте файловете, базирани на Предназначение, Не в Тип файл

Ако имате например, наречена папка Работа Клиенти Джонсън, а в тази папка имате две подпапки, Документи на Word и Електронни таблици (с други думи, разделяте файлове ".doc" от ".xls" файлове), тогава шансовете са, че не сте оптимално организирани. Няма смисъл да организирате файловете си въз основа на програмата, която ги е създала. Вместо това, създайте под-папки въз основа на предназначение на файла. Например, би било по-смислено да се създават под-папки кореспонденция и Финанси, Възможно е всички файлове в дадена поддиректория да са от един и същ тип файл, но това би трябвало да е по-скоро съвпадение и по-малка част от дизайна на организационната ви система.

Бакшиш # 12. Поддържайте една и съща структура на папки на всички компютри

С други думи, каквато и да е организационна система, която създавате, да я приложите на всеки компютър, който можете. Има няколко предимства за това:

• По-малко да си спомняте. Без значение къде сте, винаги знаете къде да търсите файловете си
• Ако копирате или синхронизирате файлове от един компютър в друг, настройването на задачата за синхронизиране става много проста
• Бързите команди могат лесно да се копират или преместват от един компютър в друг (ако се копират / преместят и оригиналните файлове). Няма нужда да намерите целта на прекия път отново на втория компютър
• Също така за свързани файлове (например Word документи, които се свързват с данни в отделен Excel файл), плейлисти и който и да е файлове, които препращат към точните файлове на други файлове.

Това важи и за устройството, върху което се съхраняват файловете ви. Ако файловете ви са запаметени ° С: на един компютър, уверете се, че са съхранени ° С: за всичко вашите компютри. В противен случай всички свои преки пътища, плейлисти и свързани файлове ще спрат да работят!

Бакшиш # 13. Създайте папка "Входящи"

Създайте си папка, в която съхранявате всички файлове, които понастоящем работите, или че все още не сте стигнали до подаване. Можете да мислите за тази папка като списък със задачи. Можете да го наречете "Вх. Поща" (което го прави една и съща метафора като вашата система за електронна поща) или "Работа" или "Задачи", или "Scratch" или каквото и да е име. Няма значение какво наричате - просто се уверете, че имате такъв!

След като завършите да работите върху файл, след това го преместете от "Вх. Поща" до правилното му местоположение във вашата организационна структура.

Може да искате да използвате работния си плот като тази папка "Вх. Поща". Правилно или погрешно, повечето хора правят това. Не е лошо място да поставяте такива файлове, но бъдете внимателни: ако сте правя решете, че вашият работен плот представлява вашият списък с "задачи", след това се уверете, че няма други файлове, които да намерят пътя си там. С други думи, уверете се, че Вашата "Вх. Поща", където и да е, Работен плот или по друг начин, е свободна от ненужни файлове, които не принадлежат там.

И така, къде трябва да поставите тази папка, която по дефиниция живее извън структурата на останалата част от вашата система за подаване? Е, на първо място, тя трябва да бъде някъде сръчен, Това ще бъде една от най-посещаваните ви папки, така че удобството е ключова. Поставянето му на работния плот е чудесна възможност - особено ако нямате други папки на работния си плот: папката става изключително лесна за намиране в Windows Explorer:

Бакшиш # 14. Уверете се, че имате само една папка "Вх. Поща"

След като създадете папката си "Вх. Поща", не използвайте друго местоположение на папка като "списък със задачи". хвърлям всеки входящ или създаден файл в папката "Входящи", докато го създавате / получавате. Това запазва останалата част от компютъра ви девствен и без произволно създадени или изтеглени боклуци. Последното нещо, което искате да правите, е да проверявате няколко папки, за да видите всички текущи задачи и проекти. Съберете всички заедно в една папка.

Ето няколко съвета, за да гарантирате, че имате само една пощенска кутия:

• Задайте по подразбиране "запазване" местоположението на всичките си програми в тази папка.
• Задайте по подразбиране "изтегляне" местоположението на вашия браузър в тази папка.
• Ако тази папка е не на вашия работен плот (препоръчително), а след това вижте дали можете да направите смисъл да не поставяте "задачи" на вашия работен плот. Това поддържа вашия работен плот uncluttered и Zen като:

(най- Входящи папката е в долния десен ъгъл)

Бакшиш # 15. Бъдете внимателни относно изчистването на папката "Входящи"

Това е един от ключовете пребиваващ организиран. Ако оставите препълване на "Вх. Поща" (т.е. позволете да има повече от, да речем, 30 файла или папки там), тогава вероятно ще започнете да се чувствате като че сте претоварени: Не спазвате вашите списък със задачи. След като входящата ви пощенска кутия достигне определена точка (около 30 файла, показват проучвания), тогава просто ще започнете да я избягвате. Може да продължите да поставяте файлове там, но ще се страхувате да го погледнете, страхувайки се от чувството "извън контрол", в което се чувстват редовно всички претрупани, хаотични или просто неорганизирани хора.

Ето какво можете да направите:

• Посетете папката си "Входящи" / "Задачи" редовно (най-малко пет пъти на ден).
• Сканирайте папката редовно за файлове, които сте работили и са готови за подаване. Изпратете ги незабавно.
• Направете го като източник на гордост, за да запазите броя на файловете в тази папка възможно най-малки. Ако оценявате спокойствието, правете празнотата на тази папка един от вашите най-високи (компютърни) приоритети
• Ако знаете, че даден файл е бил в папката за повече от, да речем, шест седмици, тогава признайте, че всъщност няма да се придвижите да го обработвате и да го преместите на последното си място за почивка.

Бакшиш # 16. Пишете всичко незабавно и използвайте Shortcuts за вашите активни проекти

Веднага щом създадете, получите или изтеглите нов файл, го съхранявайте в неговата "правилна" папка веднага, След това, когато трябва да работите върху него (възможно веднага), създайте пряк път към него във вашата папка "Inbox" ("задачи") или вашия работен плот. По този начин всичките ви файлове винаги са в "правилните" местоположения, но въпреки това имате незабавен и удобен достъп до текущите си активни файлове. Когато приключите с работата с файл, просто изтрийте прекия път.

В идеалния случай папката "Вх. Поща" и вашия работен плот не трябва да съдържат файлове или папки. Те трябва просто да съдържат преки пътища.

Бакшиш # 17. Използвайте Директория Символични връзки (или връзки) да поддържате една единна структура на папки

Използвайки този съвет, можем да разберем, че можем да се впуснем, когато създаваме организационната ни структура - въпросът да има повече от един диск на нашия компютър (C:, D:, и т.н.). Може да имаме файлове, които трябва да съхраняваме на D: заради космически причини, и въпреки това искаме да основаваме нашата структура на папките на C: (или обратното).

Избраната ви организационна структура може да диктува, че всички файлове трябва да бъдат достъпни от ° С: (например, основната папка на всичките ви файлове може да е нещо като C: Files). И все пак може да имате още един Д: шофирате и искате да се възползвате от стотици резервни гигабайти, които предлага. Знаехте ли, че всъщност е възможно да съхранявате файловете си на D: и да ги достъпвате така, сякаш са на C: drive? И не, ние не говорим за преки пътища тук (въпреки че концепцията е много подобна).

С помощта на командата shell mklink, можете по същество да вземете папка, която живее един карам и създавам псевдоним за него на различен (можете да направите много повече от това с mklink - за пълен списък на възможностите за програми, вижте нашата специализирана статия). Тези псевдоними се наричат директория символни връзки (и е използван за да бъде известен като кръстовища). Можете да ги смятате за "виртуални" папки. Те функционират точно като обикновените папки, с изключение на това, че са физически разположени някъде другаде.

Например, може да решите, че цялата си Д: дискът съдържа пълната ви структура на организационния файл, но трябва да посочите всички тези файлове, както ако са били на ° С: шофиране, под C: Files, Ако е така, бихте могли да създадете C: Files като директория символна връзка - връзка към Д:, както следва:

mklink /d c:files d:

Или може би е единствените файлове, които искате да съхраните на Д: Drive са вашата колекция от филми. Можете да намерите всичките си филмови файлове в корена на вашия Д: карам и след това го свържете C: Files Media Филми, както следва:

mklink /d c:filesmediamovies d:

(Излишно е да казвате, че трябва да стартирате тези команди от командния ред - щракнете върху бутона Старт, въведете ПМС и натиснете Въведете)

Бакшиш # 18. Персонализирайте иконите на папките си

Това не е строго казано организационната но с уникални икони за всяка папка прави ви позволяват по-бързо визуално да идентифицирате коя папка е кой, и по този начин ви спестява време, когато намирате файлове. Един пример е по-долу (от папката ми, която съдържа всички файлове, изтеглени от интернет):

Бакшиш # 19. Подредете менюто "Старт"

Менюто за стартиране на Windows обикновено е една от най-трудните части на всеки компютър с Windows. Всяка програма, която инсталирате изглежда, приема съвсем различен подход за поставяне на икони в това меню. Някои просто поставят икона на една програма. Други създават папка, базирана на името на софтуера. Други създават папка, базирана на името на производителя на софтуера. Това е хаос и може да затрудни намирането на софтуера, който искате да стартирате.

За щастие можем да избегнем този хаос с полезни функции на операционната система, като например Бързо стартиране, Superbar или фиксирани елементи от менюто за стартиране.

Дори и така, ще има много смисъл да влезете в червата на менюто "Старт" и да му дадете добро веднъж. Всичко, което наистина трябва да решите, е как ще организирате приложенията си. Структура, основана на целта на заявлението, е очевиден кандидат. По-долу е даден пример за една такава структура:

В тази структура, комунални услуги означава софтуер, чиято задача е да поддържа гладко компютъра си (конфигурационни инструменти, резервен софтуер, програми за Zip и т.н.). Приложения се отнася до всеки софтуер за производителност, който не се вписва под заглавията мултимедия, Graphics, интернет и др.

Ако не сте наясно, всяка икона в менюто "Старт" е a пряк път и може да бъде манипулиран като всеки друг пряк път (копиран, преместен, изтрит и т.н.).

С Менюто за стартиране на Windows (цялата версия на Windows), Microsoft реши, че е налице две паралелни структури на папките за съхраняване на преките пътища от менюто "Старт". Един за ти (влезлия потребител на компютъра) и един за всички потребители на компютъра. Две паралелни структури често могат да бъдат излишни: Ако сте единственият потребител на компютъра, тогава имате две паралелни структури напълно излишни. Дори ако имате няколко потребители, които редовно влизат в компютъра, по-голямата част от инсталирания ви софтуер ще трябва да бъде достъпен за всички потребители и по този начин трябва да бъде преместена от версията "само" на менюто "Старт" и в "Всички" потребители ".

За да можете да контролирате менюто "Старт", за да започнете да го организирате, трябва да знаете как да осъществите достъп до действителните папки и файлове с бързи команди, които съставят менюто "Старт" (и двете версии). За да намерите тези папки и файлове, кликнете върху начало и след това кликнете с десния бутон върху Всички програми текст (потребителите на Windows XP трябва да кликват с десния бутон върху начало бутон):

Най- отворено опцията се отнася до версията "само ти" на менюто "Старт", докато Отворете всички потребители опцията се отнася до версията "всички потребители". Кликнете върху тази, която искате да организирате.

След това се отваря прозорец на Windows Explorer с избраната версия на избраното меню "Старт". Оттам е лесно. Щракнете двукратно върху програми и ще видите всичките си папки и преки пътища. Сега можете да изтриете / преименувате / премествате, докато е така, както искате.

Забележка: Когато реорганизирате менюто "Старт", може да искате две Прозорците на Explorer се отварят едновременно - едната показва версията "само ти" и другата показва версията "всички потребители". Можете да плъзнете и пуснете между прозорците.

Съвет # 20. Пазя Вашето меню "Старт" Подредено

След като имате идеално организирано меню "Старт", опитайте се да сте малко бдителни за това, че го държите по този начин. Всеки път, когато инсталирате нов софтуер, иконите, които се създават, със сигурност ще нарушат организационната ви структура.

Така че, за да запазите стартовото ви меню девствени и организирани, уверете се, че правите следното, когато инсталирате ново парче софтуер:

• Проверете дали софтуерът е инсталиран в областта "само на теб" в менюто "Старт" или в областта "всички потребители" и след това го преместете в правилната област.
• Премахнете всички ненужни икони (например иконата "Прочетете ме", иконата "Помощ" (винаги можете да отворите помощта от самия софтуер, когато се изпълнява), иконата "Деинсталиране", връзката или връзките към производителя уеб сайт и т.н.)
• Преименувайте основната икона на софтуера на нещо кратко, което има смисъл за вас. Например може да искате да преименувате Microsoft Office Word 2010 просто дума
• Преместете иконата или иконите в правилната папка въз основа на организационната структура на менюто "Старт"

И не забравяйте: когато вие деинсталиране част от софтуера, рутинната програма за деинсталиране на софтуера вече няма да може да премахне иконата на софтуера от менюто "Старт" (защото сте го преместили и / или го преименували), така че ще трябва да премахнете иконата ръчно.

Бакшиш # 21. Подреден C:

Коренът на устройството ви C: (° С:) е често срещана причина за изхвърляне на файлове и папки - както от потребителите на вашия компютър, така и от софтуера, който инсталирате на вашия компютър. Това може да се превърне в бъркотия.

В днешно време почти няма софтуер, който се нуждае от инсталиране ° С:, 99% от времето, през което може и трябва да се инсталира C: Program Files, А колкото до вашите собствени файлове, е ясно, че те могат (и почти винаги трябва) да се съхраняват някъде другаде.

В един идеален свят, вашият ° С: папката трябва да изглежда така (на Windows 7):

Имайте предвид, че има някои системни файлове и папки в ° С: които обикновено и умишлено са "скрити" (като например файла с виртуална памет на Windows) pagefile.sys, файла на зареждащото устройство Bootmgr, и Информация за обема на системата папка). Скриването на тези файлове и папки е добра идея, тъй като те трябва да останат там, където са и почти никога не е необходимо да бъдат отворени или даже видени от вас, потребителя. Скриването им ви предпазва от случайно объркване с тях и подобрява вашето чувство за ред и благополучие, когато погледнете папката C: drive.

Бакшиш # 22. Подредете работния плот

Работното пространство е може би най-злоупотребената част на компютър с Windows (от гледна точка на организацията). Тя обикновено служи като дъмпинг за всички входящи файлове, както и като държи икони на често използвани приложения, плюс някои редовно отворени файлове и папки. Това често се превръща в неконтролирана бъркотия. Вижте дали можете да избегнете това. Ето защо …

• Иконите за приложения (Word, Internet Explorer и т.н.) често се намират на работния плот, но е малко вероятно това да е оптималното място за тях. Барът "Бързо стартиране" (или Superbar в Windows 7) винаги е видим и така представлява идеалното място за поставяне на иконите ви. Ще можете да виждате само иконите на вашия работен плот, когато всички ваши програми са сведени до минимум. Може да е време да получите иконите на приложението си от работния си плот …
• Може да сте решили, че папката "Входящи / задачи" на вашия компютър (вижте върха # 13, по-горе) трябва да бъде Desktop. Ако е така, тогава достатъчно каза. Просто бъдете бдителни за изчистването му и предотвратяването му от замърсяване от нежелани файлове (вижте върха # 15, по-горе). От друга страна, ако вашият Desktop е не като папка "Вх. поща", тогава няма причина да има който и да е файлове с данни или папки на него изобщо, освен може би няколко преки пътища към често отворени файлове и папки (текущи или текущи проекти). Всичко останало трябва да бъде преместено в папката "Входящи".

В един идеален свят може да изглежда така:

Бакшиш # 23. Преместване на постоянни елементи на вашия работен плот далеч от горния ляв ъгъл

Когато файловете или папките се изтеглят на работния плот в прозореца на Windows Explorer или когато на работния ви плот се създават преки пътища от Internet Explorer, тези икони винаги се намират в горния ляв ъгъл - или възможно най-близо до тях. Ако имате други файлове, папки или преки пътища, които съхранявате на работния плот постоянно, тогава е добре да отделите тези постоянни икони от преходните, за да можете бързо да определите кои от тях са преходни. Лесен начин да направите това е да преместите всичките си постоянни икони към от дясната страна на вашия работен плот. Това трябва да ги държи отделени от входящите елементи.

Съвет # 24, синхронизирам

Ако имате повече от един компютър, вие със сигурност ще искате да споделяте файлове между тях. Ако компютрите са постоянно прикачени към една и съща локална мрежа, няма нужда да съхранявате няколко копия на всеки един файл или папка - команди за бърз достъп ще са достатъчни. Все пак, ако са компютрите не винаги в една и съща мрежа, тогава в някакъв момент ще трябва да копирате файлове между тях. За файловете, които трябва да живеят постоянно на двата компютъра, идеалният начин да направите това е да синхронизирам на файловете, вместо просто да ги копирате.

Имаме само място тук, за да напишем кратко резюме на синхронизацията, а не пълна статия. Накратко, има няколко различни вида синхронизация:

1. Където съдържанието на една папка е достъпно навсякъде, например с Dropbox
2. Където съдържанието на произволен брой папки е достъпно навсякъде, например с Windows Live Mesh
3. Където който и да е файлове или папки от всяко място на компютъра ви са синхронизирани с точно един друг компютър, например с Windows "Briefcase", Microsoft SyncToy или (много по-мощен, но все още безплатен) SyncBack от 2BrightSparks. Това работи само когато и двата компютъра са в една и съща локална мрежа, поне временно.

Голямо предимство на синхронизационните решения е, че след като сте го конфигурирали по начина, по който искате, процесът на синхронизиране се извършва автоматично всеки път. Кликнете върху даден бутон (или планирайте да се случи автоматично) и всички файлове автоматично се поставят там, където се предполага, че са.

Ако поддържате един и същ файл и структура на папки и на двата компютъра, тогава можете също така да синхронизирате файлове зависи от правилното местоположение на друг файлове, като преки пътища, плейлисти и офис документи, към които се свързвате друг офис документи и синхронизираните файлове все още работят на другия компютър!

Съвет # 25, Скриване на файлове, които никога не трябва да виждате

Ако имате добре организираните си файлове, често ще можете да разберете дали даден файл е извън мястото просто като погледнете съдържанието на папка (например би трябвало да е съвсем очевидно, ако погледнете в папка, която съдържа всички MP3 от един музикален компактдиск и вижте документа на Word там). Това е добро нещо - това ви позволява да определите дали има файлове без място с бърз поглед. И все пак понякога има файлове в папка, която Изглежда но всъщност трябва да са там, като "папка изкуство" JPEG в музикални папки, както и различни файлове в корена на C: карам. Ако такива файлове никога не трябва да се отварят от вас, тогава е добра идея просто да ги скриете. След това, следващия път, когато погледнете папката, няма да се налага да помните дали файлът трябва да е там или не, защото изобщо няма да го видите!

За да скриете файл, просто кликнете с десния бутон върху него и изберете Имоти:

След това просто отметнете скрит отбележите кутийката:

Бакшиш # 26. Съхранявайте всеки инсталационен файл

Тези дни повечето софтуер се изтегля от интернет. Всеки път, когато изтегляте софтуер, запази го, Никога няма да знаете кога трябва да инсталирате отново софтуера.

Освен това, пазете го от интернет, който препраща към уебсайта, където сте го изтеглили първоначално, в случай че някога се налага да проверявате за актуализации.

Вижте върха # 33 по-долу за пълно описание на превъзходството при организирането на инсталационните файлове.

Съвет # 27, Опитайте се да намалите броя на папките, съдържащи файлове и подпапки

Някои от папките във вашата организационна структура ще съдържат само файлове. Другите ще съдържат само под-папки. Освен това ще имате и някои папки, които съдържат и двата файла и подпапки. Ще забележите леки подобрения в това колко време ви отнема да намерите файл, ако се опитате да избегнете този трети тип папка. Това не винаги е възможно, разбира се - винаги ще имате някои от тези папки, но вижте дали можете да го избегнете.

Един от начините да направите това е да вземете всички останали файлове, които в крайна сметка не се съхраняват в под-папка и да създадете специална папка "Разни" или "Други" за тях.

Бакшиш # 28. Стартиране на име на файл с Underscore го въвежда в началото на списъка

В допълнение към предишния съвет, ако посочите папката "Разни" или "Други" по такъв начин, че нейното име започва с подсказка "_", то ще се появи в горната част на списъка с файлове / папки.

Снимката на екрана по-долу е пример за това. Всяка папка в списъка съдържа набор от цифрови снимки. Папката в горната част на списъка, _Misc, съдържа случайни снимки, които не заслужават собствената си папка:

Бакшиш # 29. Почистете тези CD-ROM и (треперещи!) Флопи дискове

Имате ли купчина CD-ROM, подредени на рафта на вашия офис? Стари снимки или файлове, които сте архивирали на CD-ROM (или дори по-лошо, флопи дискове!), Защото в момента нямахте достатъчно място на диска? Междувременно сте преустроили компютъра си и вече имате 500 гигабайта пространство, за което не знаете какво да правите? Ако е така, не е ли време да подредите този куп дискове и да ги включите в прекрасната си нова структура на папките?

И така, какво чакате? Хванете куршума, копирайте го на компютъра си, поставете го в подходящите папки и след това го върнете обратно на лъскав нов 1000Gig външен твърд диск!

Полезни папки за създаване

Този следващ раздел предлага някои полезни папки, които може да искате да създадете в рамките на структурата на папките си. Лично аз ги смятах за абсолютно необходими.

Първите три са за всичко удобство - удобни папки, които да създадете и след това да поставите някъде, че винаги можете да получите достъп незабавно. За всеки един, не е толкова важно къде се намира действителната папка, но е така много важно е, когато поставите пряк път (и) към папката. Може да искате да намерите преките пътища:

• На вашия работен плот
• В областта "Бързо стартиране" (или прикрепена към вашия Windows 7 Superbar)
• В областта "Любими връзки" в Windows Explorer

Съвет # 30, Създайте папка "Вх. Поща" ("Входящи")

Това вече беше споменато в дълбочина (вж. Съвет № 13), но ние искахме отново да го подчертаем. Тази папка съдържа всички наскоро създадени, получени или изтеглени файлове, които все още не сте имали шанс да изпратите правилно и може също да съдържа файлове, които все още не сте обработили. Всъщност става дума за "списък със задачи". Не е нужно да се нарича "Вх. Поща" - можете да го наречете каквото искате.

Съвет # 31, Създайте папка, където се събират текущите ви проекти

Вместо да ги ловувате през цялото време или да ги изхвърляте на работния плот, създайте специална папка, в която поставяте връзки (или работни папки) за всеки от проектите, по които работите понастоящем.

Можете да намерите тази папка в папката "Вх. Поща", на работния си плот или навсякъде - само ако има начин да се свържете бързо с нея, като например да я свържете в областта "Любими връзки" на Windows Explorer:

Бакшиш # 32. Създайте папка за файлове и папки, които редовно отваряте

Винаги ще имате няколко файла, които редовно се отварят, независимо дали е електронна таблица на текущите ви профили или любими плейлисти. Те не са непременно "текущи проекти", а те са просто файлове, които винаги откривате. Обикновено тези файлове ще бъдат разположени на вашия работен плот (или дори по-добре, преки пътища към тези файлове). Защо да не съберете всички такива комбинации заедно и да ги поставите в собствената си специална папка?

Както при папката "Текущи проекти" (по-горе), бихте искали да намерите тази папка някъде удобно. По-долу е даден пример за папка, наречена "Бързи връзки", с около седем файла (преки пътища) в него, достъпни през лентата на Windows за бързо стартиране:

Бакшиш # 33. Създайте папка "Set-ups"

Типичен компютър има десетки приложения, инсталирани на него. За всяка част от софтуера често има много различни неща, от които трябва да следите, включително:

• Първоначалният файл (и) за инсталиране на инсталацията. Това може да е всичко от обикновен файл с настройки 100 kB, който сте изтеглили от уеб сайт, до 4GB ISO файл, който сте копирали от DVD-ROM, който сте закупили.
• Началната страница на производителя на софтуера (в случай, че трябва да потърсите нещо на техните страници за поддръжка, техния форум или тяхната онлайн помощ)
• Страницата, съдържаща връзката за изтегляне за действителния файл (в случай, че трябва да го изтеглите отново или да изтеглите обновена версия)
• Серийният номер
• Документацията ви за доказателство за покупка
• Всички други файлове с шаблони, плъгини, теми и т.н., които също трябва да се инсталират

За всяка част от софтуера е добра идея да съберете всички тези файлове заедно и да ги поставите в една папка. Папката може да бъде името на софтуера (плюс евентуално много кратко описание на това, което е за него - в случай, че не можете да си спомните какво прави софтуера в неговото име). След това бихте събрали всички тези папки заедно на едно място и ще го наречете нещо като "Софтуер" или "Настройки".

Ако имате достатъчно от тези папки (имам няколко стотинки, които са измислени, събрани над 20 години), тогава може да искате да ги категоризирате допълнително. Моята собствена структура за категоризация се основава на "платформа" (операционна система):

Последните седем папки представляват една платформа / операционна система, докато _Операционна система съдържа настройки за инсталиране на самите операционни системи. _Hardware съдържа ROM за хардуера, който притежавам, като маршрутизатори.

В рамките на Windows (по-горе) можете да видите началото на огромната библиотека от софтуер, който съм съставил през годините:

Съвет # 34, Имате папка "Настройки"

Всички знаем, че документите ни са важни. Също така са нашите снимки и музикални файлове. Записваме всички тези файлове в папки и след това ги намираме и кликнете два пъти върху тях, за да ги отворите. Но има много файлове, които са важни за нас, които не могат да бъдат записани в папки, а след това са били търсени и са щракнали по-късно. Тези файлове със сигурност съдържат важна информация, от която се нуждаем, но често се създават вътрешно от дадено приложение и се съхраняват навсякъде, където това заявление е подходящо.

Добър пример за това е файлът "PST", който Outlook създава за нас и използва за съхраняване на всички наши имейли, контакти, срещи и т.н. Друг пример е събирането на отметки, които Firefox съхранява от ваше име.

И още един пример ще бъде персонализираните настройки и конфигурационни файлове на целия ни софтуер. Разбира се, повечето програми за Windows съхраняват конфигурацията си в системния регистър, но все още има много програми, които използват конфигурационни файлове, за да съхраняват настройките си.

Представете си, ако сте загубили всички горепосочени файлове! И все пак, когато хората архивират компютрите си, те обикновено само архивират файловете, за които знаят - тези, които се съхраняват в папката "Моите документи" и т.н. Ако те са имали отказ на твърдия диск или техният компютър е бил изгубен или откраднат, техните резервни файлове няма да включват някои от най-важните файлове, които притежават. Също така, когато мигрирате към нов компютър, е жизненоважно да се уверите, че тези файлове ще направят пътуването.

Това може да е много полезна идея да си създадете папка, в която да съхранявате всичките си "настройки" - файлове, които са важни за вас, но които в действителност никога не търсите по име и щракнете двукратно върху тях, за да ги отворите. В противен случай следващия път, когато отидете да настроите нов компютър по начина, по който го искате, ще трябва да прекарате няколко часа, като пресъздадете конфигурацията на предишния ви компютър!

Е, как да вкараме важните си файлове в тази папка? Е, имаме няколко възможности:

• Някои програми (като Outlook и неговите PST файлове) ви позволяват да поставите тези файлове където искате. Ако се впуснете в опциите на програмата, ще намерите настройка някъде, която контролира местоположението на важните файлове с настройки (или "лично съхранение" - PST - когато става въпрос за Outlook)
• Някои програми не ви позволяват лесно да променяте такива местоположения, но ако влезете в системния регистър, понякога можете да намерите ключ за регистър, който се отнася до местоположението на файла или съответно файловете. Трябва само да преместите файла в папката "Настройки" и да коригирате клавиша на системния регистър, за да се обърнете към новото местоположение.
• Някои програми упорито отказват да разрешават файловете с настройки да се поставят навсякъде другаде, където те предвиждат. Когато сте изправени пред такива програми, имате три възможности: (1) Можете да игнорирате тези файлове, (2) Можете копие файловете в папката "Настройки" (нека се изправят - настройките не се променят много често) или (3) можете да използвате софтуера за синхронизация, например "Акценти на Windows", за да синхронизирате копията на всичките си файлове в папката "Настройки". Всичко, което трябва да направите, е да не забравяте да пускате периодично своя софтуер за синхронизиране (може би точно преди да пуснете резервния си софтуер!).

Има и други неща, които може да решите да намерите в тази нова папка "Настройки":

• Износ на ключове на системния регистър (от много приложения, които съхраняват конфигурациите си в регистъра). Това е полезно за целите на архивиране или за мигриране към нов компютър
• Забележки, които сте направили за всички специфични персонализации, които сте направили за даден софтуер (за да знаете как да го направите отново във вашия следващия компютър)
• Команди за бърз достъп до уеб страници, които подробно описват как да ощипвате определени аспекти на вашата операционна система или приложения, така че те са точно така, както ви харесват (например как да премахнете думите "Бърз достъп до" от началото на новосъздадените преки пътища). С други думи, бихте искали да създадете преки пътища към половината страници на уеб сайта How-To Geek!

Ето един пример за папка "Настройки":

Функции на Windows, които помагат с организацията

Този раздел подробно описва някои от функциите на Microsoft Windows, които са повод за всеки, който се надява да остане оптимално организиран.

Бакшиш # 35. Използвайте зоната "Любими връзки" за достъп до използваните папки

След като създадете страхотната си нова система за архивиране, изработете кои папки най-често получавате достъп или които служат като чудесни отправни точки за намиране на останалите файлове в структурата на папките си и след това поставете връзки към тези папки в "Любими" Връзки "на лявата страна на прозореца на Windows Explorer (просто наричан" Favorites "в Windows 7):

• Папката "Вх. Поща" (или каквото сте го нарекли) най-много важно!
• Основата на вашата структура на подаване (напр. C: Files)
• Папка, съдържаща преки пътища към често достъпни папки на други компютри в мрежата (показани по-горе като Мрежови папки)
• Папка, съдържаща преки пътища към текущите ви проекти (освен ако тази папка не е в папката "Входящи")

Получаването на папки в тази област е много проста - просто намерете папката, която ви интересува и я изтеглете там!

Съвет # 36, Персонализирайте лентата Места в полето Файл / Отваряне и Файл / Запазване

Помислете за екранната снимка по-долу:

Забележка: Тези File / Open и File / Save кутиите са заменени от нови версии, които използват "Любими връзки" на Windows Vista / Windows 7, но по-старите версии (показани по-горе) все още се използват от изненадващо голям брой приложения.

Най-лесният начин да персонализирате тези икони е да използвате редактора на груповите правила, но не всеки има достъп до тази програма. Ако го направите, отворете го и отворете:

Конфигурация на потребителя> Административни шаблони> Компоненти на Windows> Windows Explorer> Общ отворен диалогов прозорец за отворен файл

Ако нямате достъп до редактора на груповите правила, ще трябва да влезете в регистъра. Придвижете се до:

HKEY_CURRENT_USER Software Microsoft Windows CurrentVersion Policies comdlg32 Placesbar

След това е лесно да се направят желаните промени. Излезте и влезте отново, за да активирате промените.

Бакшиш # 37. Използвайте лентата за бързо стартиране като приложение и стартов файл

Този бутон за бързо стартиране (отдясно на бутона "Старт") е много по-полезен, отколкото хората го дават. Повечето хора просто имат половин дузина икони в него и го използват, за да стартират само тези програми. Но всъщност може да се използва за незабавен достъп до почти всичко във вашата система за подаване:

Съвет # 38, Поставете пряк път до Windows Explorer в лентата за бързо стартиране

Това е необходимо само в Windows Vista и Windows XP. Microsoft boffins най-накрая стана мъдър и го добави към Windows 7 Superbar по подразбиране.

Windows Explorer - програмата, използвана за управление на вашите файлове и папки - е една от най-полезните програми в Windows. Всеки, който смята, че е сериозен, за да бъде организиран, има нужда от незабавен достъп до тази програма по всяко време. Страхотно място за създаване на пряк път към тази програма е в лентата "Бързо стартиране" на Windows XP и Windows Vista:

За да го получите, намерете го в менюто "Старт" (обикновено под "Аксесоари") и след това го преместете в лентата за бързо стартиране (и създайте копие).

Съвет # 39, Персонализиране на стартовата папка за вашата Windows 7 Explorer Superbar Icon

Ако сте в Windows 7, вашата SuperBar ще включва икона на Windows Explorer. Кликването върху иконата ще стартира Windows Explorer (разбира се) и ще започне работа в папката "Библиотеки". Библиотеките може да са добре като отправна точка, но ако сте си създали папка "Вх. Поща", вероятно ще има повече смисъл да започнете в тази папка всеки път, когато стартирате Windows Explorer.

За да промените това местоположение по подразбиране / стартиране на папката, първо щракнете с десния бутон на мишката върху иконата на Explorer в Superbar и щракнете с десния бутон на мишката Имоти:

След това, в Мишена област на Windows Explorer Свойства което се появява, въведете % Windir% explorer.exe последвано от пътя на папката, в която искате да започнете. Например:

% windir% explorer.exe C: Файлове

Ако тази папка се е случила на работния плот (и е наречена "Inbox"), тогава ще използвате следната интелигентност:

% windir% explorer.exe shell: desktop Inbox

След това кликнете Добре и да го изпробвате.

Съвет # 40. Ummmmm ….

Не, това е всичко. Не мога да мисля за друг. Това са всички съвети, които мога да измисля. Създадох само тази, защото 40 е толкова хубаво кръгло число …

Пример от практиката - организиран компютър

За да завърша статията, включих няколко скрийншота на моя (основен) компютър (работещ с Vista). Целта тук е двойна:

1. Да ви дам представа за това, което изглежда, когато горепосочените, понякога абстрактни, съвети се прилагат към компютър в реалния живот и
2. Да предложите някои идеи за папки и структура, които може да искате да откраднат, за да използвате на собствения си компютър.

Нека започнем с ° С: карам себе си. Много минимално. Всички мои файлове се съдържат вътре C: Files, Ще огранича останалата част от казуса до тази папка:

• марка: Личните ми файлове
• VC: Моят бизнес (Virtual Creations, Австралия)
• Други съдържа файлове, създадени от приятели и семейство
• Данни съдържа файлове от останалата част на света (може да се смята за "обществени" файлове, обикновено изтеглени от мрежата)
• Настройки е описано по-горе в края # 34

Най- Данни папката съдържа следните подпапки:

• звуков: Радио пиеси, аудио книги, подкасти и др
• развитие: Програмните и програмните ресурси, примерния изходен код и т.н. (вижте по-долу)
• хумор: Вицове, забавления (тези имейли, които всички получаваме)
• кино: Изтеглени и разкъсани филми (всички правни, разбира се!), Техните скриптове, DVD кавър и др.
• музика: (виж отдолу)
• Настройки: Инсталационни файлове за софтуер (обяснено изцяло в съвет № 33)
• Система: (виж отдолу)
• телевизия: Изтеглени телевизионни предавания
• писания: Книги, ръководства за употреба и т.н. (вижте по-долу)

Най- музика папката съдържа следните подпапки:

• Албумите покриват: JPEG сканира
• Guitar tabs: Текстови файлове на листа на китара
• списъци: напр. "Топ 1000 песни на всички времена"
• Текстове на песни: Текстови файлове
• MIDI: Електронни музикални файлове
• MP3 (представляващи 99% от музика папка): МР3, изтеглени от компактдискове или изтеглени, сортирани по име на изпълнител / албум
• Музикален клип: Видео клип
• Листова музика: обикновено PDF файлове

Най- Data писания папката съдържа следните подпапки:

Най- Data развитие папката съдържа следните подпапки:

Най- Data System папката съдържа следните подпапки:

Най- марка папката съдържа следните подпапки:

• От други: Обикновено писма, които други хора (приятели, семейство и др.) Ми писаха
• За другите: Писма и други неща, които съм създал за други хора
• Зелена книга: Не е твоя работа
• Списъци: M3U файлове, които съм компилирал от любимите ми песни (плюс един M3U плейлист файл за всеки албум, който притежавам)
• писане: Измислица, философия и други ми размишления
• Марк Док: Кратък път до C: Users Марк
• Настройки: Кратък път до C: Files Settings Марк

Най- Други папката съдържа следните подпапки:

Най- VC (Виртуални творения, моята фирма - аз разработвам уеб сайтове) папката съдържа следните под-папки:

заключение

Тези съвети са спасили моята здрав разум и ми помогнаха да запазя продуктивен миг, но какво ще кажете за вас? Какви съвети и трикове трябва да поддържате файловете си организирани? Моля, споделете ги с нас в коментарите. Хайде, не се плашете …