Снимка от Еспарта
Проверявате ли пощата си по-често, отколкото ви е необходимо? Имате ли симптоми на отнемане, ако не сте проверили имейла си за известно време? Натрапчив емайл проверка е нездравословен навик, който ви предпазва от по-важни неща. Използвайте положителна награда, за да установите по-здравословна връзка с входящата си поща.
Електронната поща не винаги е продуктивна
Има три основни причини, поради които електронната поща не винаги е продуктивна.
1. Имейл отнема време от други неща: Може да е лесно да оправдаете натрапчивата проверка на електронната поща, защото се чувствате като нещо, което се прави. В края на краищата, четенето на съобщения, отговорите на някои и изпразването на входящата си поща трябва да е добре. Но това е само продуктивно, когато е направено умишлено - не през времето, което е обърнато за други, по-важни задачи.
2. Имейл не може да се различава от chit-chat: Използването на имейл, за да комуникирате с приятели, колеги или познати, не може да се различава от чат-чата в трапезарията. Ако разговорът не е толкова важен и се простира отвъд това, което е разумно време за почивка, то ви отвлича от работата ви.
3. Имейлът обикновено е за други хора: Имейлът ви насърчава да се грижите за нуждите, исканията и въпросите на други хора - вместо за вашите собствени. Имейлът има време и място във вашия ден, но трябва да има определено време и място. Не само когато се чувствате като проверка.
Диагностицирайте проблема си
Хората правят натрапчиви неща по всякакви причини. Най-честата причина е да се избегне нещо особено неприятно. Ако проверявате електронната поща десет пъти на ден без основателни причини, вероятно се опитвате да избегнете някого или нещо друго.
Натрапчив емайл проверка може да бъде вашият начин за избягване:
- Предстоящ краен срок
- Блокировката на писателя
- Несигурност за това какво да направим по-нататък
- скука
- Определяне на важен проблем, който ви пречи да работите
- Подготовка за планиран ангажимент
- Всъщност работи върху нещо
Разгледайте потенциалните причини, поради които проверявате имейла си по-често, отколкото е необходимо, за да диагностицирате проблема си.
Потвърдете възбуждащия си навик
Следващата стъпка в промяната на натрапчивия ви навик е да го проследявате. Съхранявайте колко пъти отваряте входящата си поща. Забележете колко време прекарвате средно по време на всяко посещение.
Дръжте позитивно отношение в процеса. Не преценявайте себе си като непродуктивни, неопределени или неуспешни, когато откриете слабости или грешки. Самонаказанието няма да ви помогне да правите положителни промени. Просто познайте моделите си и изследвайте какви мотивации могат да бъдат, както е описано по-горе.
Продължавайте да признавате натрапчивия си навик по имейл, докато не можете повече да го издържате - докато не можете повече да стоите нищо против него. Тъй като единственият начин да се отговори на натрапчивото поведение е чрез:
1. Приемам, че съществува
2. Да бъдеш достатъчно честен, за да разбереш защо
3. Имайки достатъчно убедителна причина (и) да направите нещо по въпроса
След като наистина сте мотивирани да направите промяна, е сравнително лесно да започнете с бебешките стъпки.
Започнете с бебешки стъпки и положителна награда
Снимка от Ruthieki
Положителната награда ви помага да свържете желаното ви поведение с добри чувства и / или положителна обратна връзка. Следвайте седемте стъпки по-долу, за да направите посещението на вашата пощенска кутия по-здравословна и по-продуктивна.
Стъпка 1: Създайте документ за отчетност по имейл
Създайте документ, за който ще се отнесете, за да бъдете отговорни за имейлите си. Уверете се, че е достатъчно визуална и динамична, за да работите. Ще добавяте съдържание към този документ в следващите стъпки, но го персонализирате въз основа на вашите предпочитания.
Стъпка 2: Посочете желаната промяна в поведението (или крайната цел)
В горната част на документа пишете как (често) искате в крайна сметка да проверите имейла си.
Това може да е толкова общо, колкото "Не искам да проверявам електронната си поща толкова често", или по-конкретно като "Искам само да проверя имейла си в 10:00 и 15:00 всеки делничен ден и в 4pm през почивните дни".
Бъдете по-конкретни за крайната цел и, ако е възможно, посочете причините за това.
Стъпка 3: Признайте вашите слабости
Под изявлението си посочете причините, поради които не сте достигнали вече желаната цел в съответните редове.
Отново, бъдете конкретни и не използвайте ненужно остър език, като: "Аз съм лош в управлението на времето" или "Просто не мога да се контролирам".
Използвайте обективен език, който да ви насочва към това, което се случва и защо. Повече функционални изявления са:
- "Опитвам се да управлявам времето си, когато имам важни проекти, които не се чувствам готови да завърша".
- "Трудно ми е да се съпротивлявам на желанието да проверявам електронната си поща, дори когато знам, че не е нужно, защото предпочитам да не минат няколко мига, за да мисля за това, което наистина трябва да правя".
Опитайте се да изведете най-малко пет от вашите слабости.
Да приемем, че целта ви е да проверявате входящата си поща веднъж сутрин и веднъж в късния следобед. Понастоящем го проверявате веднъж на всеки двадесет минути, докато сте на компютъра.
Ето пет потенциални слабости, които ви помагат:
- Не сте развълнувани да изпълнявате другите задачи, свързани с компютър.
- Вие се отегчавате докато пътувате и чакате наоколо на обществени места, не искате да си взаимодействате с хората около вас и открийте, че проверката на пощата на вашия iPhone минава по-дълго време.
- Вие се притеснявате, че ви обещават въпроси или разговори по имейл и искате да знаете какъв е следващият ход - веднага щом господин г-Смит се връща при вас.
- Искате да угаждате на господин Смит, като му отговаряте винаги, въпреки че той не ви изписва заплата и не е особено близо до вас.
- Надявате се да получите предупреждение по имейл, че някой ще предизвика разговор с вас във Facebook, Twitter или LinkedIn като потвърждение, че сте достатъчно важни, за да говорите.
Може да не е забавно да изследвате слабостите си, когато става въпрос за проверка на имейл, но ще ви бъде от полза да препрограмирате навиците си към по-добро.
Стъпка 4: Определете вашите предизвикателства въз основа на вашите слабости
Сега преминете през всяка слабост в списъка си и добавете допълнителна колона надясно. Определете ситуациите (реални или въображаеми), през които демонстрирате тези слабости.
Да приемем, че "в борбата си с управлението на моето време, когато имам важни проекти, които не се чувствам готови да завърша", в лявата колона.
Тогава в дясната колона опишете ситуацията, която е проблематична. Би било нещо като "Да имаш важен проект, върху който да работиш" или "Да имаш важен проект за работа, за който не се чувствам готов да завърша", или дори "Чувствайки се несигурен за един важен проект".
След като сте наясно с предизвикателните ситуации, ще бъдете по-добре подготвени да се изправите пред тях.
Стъпка 5: Създайте списък с положителни награди
Когато настроите колоните си, описващи слабостите ви и как възникват, добавете трета колона надясно.
Използвайте тази графа, за да посочите стъпките за действие, които можете да предприемете, за да преодолеете проблематичните ситуации, които задействат слабостите, които ви предпазват от проверка на имейла ви по вашите изисквания по желаната честота.
След това добавете четвърта колона, където ще имате място за проверка на случаите, когато извършите едно от действията от третата колона.
Ето един начин да форматирате документа си:
Стъпка 6: Наградете се за това, че сте на работа
След като създадете документа си, отпечатайте копие или го запазете на работния си плот. Отсега нататък ще препратите към този документ, за да преподредите начина, по който посещавате входящата си поща.
Всеки път, когато отметнете квадратчето в най-дясната колона, можете да проверите имейла си - да го направите, като знаете, че сте го спечелили. Положителните чувства, свързани с проверката на имейла ви след постигате нещо смислено, ще ви вдъхнови да погледнете входящата си поща по различни начини.
Ето един пример. Нека отново да извлечем от слабостта: "Опитвам се да управлявам времето си, когато имам важни проекти, които не се чувствам готови да завърша". Да приемем, че едно от предизвикателствата, свързани с тази слабост, е: "Да имаме важен проект, върху който да работим. "Сега има три възможни стъпки за действие, които да ви помогнат да преодолеете и / или да работите за постигане на вашата цел:
1. Отпечатване на статия / ресурс / документ, който ви напомня защо вашият проект е толкова важен и / или защо сте в състояние успешно да го завършите.
2. Помолете приятел или колега за помощ или перспектива, когато се чувствате заседнати.
3. Изготвяне на график или списък със задачи за вашия проект.
4. Прегледайте и / или ревизирайте графика или списъка със задачи за вашия проект.
5. Завършване на елемент от вашия график или списък със задачи за вашия проект.
Всеки път, когато изпълнявате една от тези стъпки, отметнете квадратчето и знаете, че можете да проверите имейла си, след като сте го спечелили. Разбира се, ако не изпитвате желание да проверите имейла си, можете да стигнете директно до следващата задача. Както можете да видите, всяка от тези стъпки започна като начин да избегнете непрекъснато да проверявате електронната си поща и в крайна сметка да изпълнявате целите си за производителност.
Не е нужно да бъдеш съвършен; това е добре, ако проверите входящата си поща, без първо да сте проверили кутията. Но поне се замислете за това, което правите. И обръщайте внимание на това колко различно е да проверявате входящата си поща, след като сте го спечелили, в противен случай нямате реална причина да го направите (с изключение на това, че може да се поддавате на проблемна ситуация, която предизвиква натрапчивия навик).
Стъпка 7: Продължете да използвате контролния списък, докато забележите промените
Когато използвате контролния си списък достатъчно, за да се чувствате уверени, че имате вашето имейл състояние под контрол, ще забележите, че сте по-добре в:
- Поставяне на скуката
- Идентифициране на проблеми с работата, които трудно могат да бъдат приети
- Забелязвате, когато сте претоварени
- Признаване на отрицателни чувства за твоята работа, които трябва да изразиш и адресираш
- Запознаване с творчески или умствени блокове
- Дайте на себе си и на очите си компютърна почивка, когато е необходимо
- Да останеш на работа и да се чувстваш добре, за да вършиш нещата
Всеки от тях ви помага да разрешите проблемите, които, когато не се адресират, водят до различни натрапчиви поведения.
Направете проверка на специален имейл
Когато електронната поща се превърна в натрапчив навик, вече не е продуктивен инструмент. Направете проверката по имейл специално, за да стане отново продуктивна.
В допълнение към упражнението по-горе можете да разгледате други техники за използване на положителна награда. Можете да блокирате обичайното време за почистване на входящата кутия, след като сте поставили солидни часове работа и да настроите това време, за да сте приятно, с лека закуска наблизо и музика, която се чувства добре във фонов режим. Също така можете да приложите същите принципи за работа - изключете от интернет и / или скрий пощенския си клиент и използвайте комфортна работна среда, за да компенсирате.
Наградете се за добри работни навици, а имейлите няма да трябва да поемат работата си.
