Често изпращаме много документи Microsoft Outlook, Сега направете вашата комуникация по-ефективна с документи с добавка за Outlook, DocSend . DocSend for Outlook прави документите по-ефективен и по-смислен канал за комуникация. След като го инсталирате, ще можете да осъществите достъп до файловете си и лесно да създавате връзки в DocSend, когато имате нужда най-много, т.е. когато изпращате имейл. Въпреки това, DocSend за Outlook има повече, отколкото просто изпращане на документи и прикачени файлове. Прочетете, за да знаете за тази нова добавка за Microsoft Outlook.
DocSend за Outlook
Нека да започнем с основите. DocSend не е ново приложение; това е тук от известно време. Въпреки това, DocSend като добавка за Outlook е ново нещо. Първоначално той е аналитичен инструмент за документи; особено за тези, които изпращате чрез имейли. Често се чудим кога изпращаме документ по имейл; дали лицето е видяло документа или не. Освен това; за поверителни документи се тревожим още повече, ако получателят на документа го е предал по-нататък. С помощта на DocSend можете да знаете какво се случва с вашия документ. От това, кога човек го е отворил, колко пъти, независимо дали е било изтеглено или не, и дали е било изпратено на някого; можете да следите всичко с помощта на DocSend.
Сега този инструмент е достъпен за Outlook Mail. DocSend за Outlook прави същата работа, когато се използва като добавка за Outlook Mail. Той свързва вашия профил DocSend с Outlook Mail, за да улесни комуникацията с документи.
За да получите DocSend за Outlook, всичко, което имате, е да посетите началната страница, за да го изтеглите безплатно. Това е уеб приложение, което се отваря в браузъра ви. Просто се регистрирайте с инструмента.
Вътре в DocSend за Outlook
Сега малко повече за инструмента DocSend. След като влезете в DocSend, можете да видите следващия табло за управление.
DocSend функционира подобно на всеки друг инструмент за споделяне на документи. Той създава връзки за всеки документ, който споделяте с вашите контакти. Можете дори да създадете различни връзки за един документ, за да запазите следа от документа си. Всеки път, когато получателят кликне върху връзката, ще получите статистическите данни за документа. Например, Посетете статистическите данни е показано на следното изображение:
Как да използвате DocSend за Outlook
Тъй като сме разбрали как DocSend работи, сега нека разгледаме как работи DocSend за Outlook Mail.
Когато сте се регистрирали с DocSend, можете да видите добавката в Outlook Mail. Кликнете върху Нова поща и погледнете дясната страна на долния прозорец на новооткритата поща. Потърсете следната икона в синьо.
- Разрешете (или не допускайте) анонимно гледане
- Разрешете (или не допускайте) изтеглянето
- Задаване (или не) дата на изтичане
- Паролата защитава (или не е зададена парола за документа)
Всеки от четирите раздела има бутони "Вкл. И Изкл." Отдясно. По този начин можете да решите (и да контролирате) какво може да направи получателят с документа. Ако например изберете "Изключено" за "Разрешаване на изтеглянето", получателят ще може да разглежда документа само, но не може да го изтегли на компютъра си. По същия начин можете да зададете и дата на валидност на документа, като направите опцията "Задаване на датата на изтичане на срока на валидност" "Вкл.".
По този начин DocSend за Outlook ви позволява да изберете до кога получателят може да види документа в пощенската му кутия. След изтичане на срока (и времето), получателят изобщо няма да види документа. Тази функция е много полезна за документите, които имат ограничен живот, като дневни отчети или статистически данни.
Ако документът ви не е защитен с парола, не се притеснявайте! Вече можете да зададете парола, като използвате DocSend за Outlook. Просто кликнете върху бутона Включване / Изключване пред "Парола защита" и можете да въведете паролата тогава и там.
заключение
Смятаме, че DocSend за Outlook е добър инструмент за управление на документите. Повечето от главоболията, свързани с документи, като изпращането им, защитата им чрез използване на пароли и управлението на списъка на получателите, могат да се справят добре с DocSend за Outlook. Можете да прочетете блога на DocSend за Outlook в блога на DocSend.
Уведомете ни, че сте взели този инструмент.
