Windows 7 има красив начин да организирате нещата. Докато традицията да имате папки по подразбиране за документи, музика, видео и снимки продължава в Windows 7, тя също така ви позволява да създавате библиотеки, така че да можете да организирате вашите файлове, без да е необходимо да ги местите.
Съвети за управление на файлове
Тази статия предлага някои полезни съвети за управление на файлове в Windows 7 - включително как да получите достъп до подпапки и съдържание, без да отваряте Windows Explorer.
1: Използване на папки по подразбиране за управление на файлове
Когато инсталирате Windows 7, той ви дава четири папки по подразбиране:
- Документи
- Снимки
- Музика и
- Видео
Те също така се наричат библиотеки, тъй като можете да маркирате и добавяте файлове към тези папки, без да се налага да премествате файловете от първоначалното им местоположение. За този раздел ще се съсредоточим върху действителното запазване на файлове в тези папки.
Тъй като папките вече са преименувани по начин, който позволява на потребителите да разпознават съдържанието на тези папки, е препоръчително да запазите файловете си съобразно това. Ако те са документи на Word, можете да ги запазите в папката "Документи". Ако запазвате музикални файлове, можете да ги поставите в папката "Музика" и т.н.
Единственият недостатък на използването на папки по подразбиране за управление на файлове в Windows 7 е, че тези папки са специфични за всеки потребител на системата. Това означава, че ако потребителският профил се повреди, има риск да загубите тези файлове. Това също означава, че трябва да сте сигурни, че архивирате тези папки, преди да преинсталирате Windows 7 или преди да надстроите от едно издание на друго.
За да преодолеете проблеми, които идват с използване на папки по подразбиране в Windows 7, можете да опитате следния съвет.
2: Използвайте отделен диск и създайте "Организирана структура" за папки
Лично аз не препоръчвам да съхранявате каквито и да било файлове с данни на системното устройство, различни от системни и временни файлове. За файловете с данни, които са необходими за вас, използвайте отделно устройство. Това гарантира, че все още имате непокътнати файлове, в случай че потребителският ви профил се повреди, без да архивирате файловете. Всъщност дори съхранявам файловете на Outlook PST на отделно устройство, така че когато преинсталирам Microsoft Office, не трябва да пропускам предишни имейли, контакти, напомняния и задачи. Мога просто да добавя PST към моя Outlook, за да получа всички имейли, контакти, задачи и календар обратно.
Windows ви позволява да използвате до 255 знака (включително интервали и някои специални знаци), за да преименувате файлове и папки. Можете да използвате тази функция, за да наименувате папките си ясно - така че един прост поглед може да ви разкаже за съдържанието му. Например, ако сте в бизнес счетоводство, можете да създадете главна папка, наречена "Профили". В тази папка създавате папки, показващи фискални години - например "2001-2002", "2002-2003" и т.н. Във всеки от тях можете да създадете папки, показващи месеци: "април", "май", "юни" и т.н. Ако имате повече от един клиент, можете допълнително да създавате подпапки, в които да съхранявате файлове, свързани с всеки клиент. Това означава, че подпапка "2011-2012" може да има подпапка, наречена "May", където има подпапки, показващи клиентите ви: "client1", "client2" и др. Ето един пример за структурирана йерархия на папките.
PS: Също така бих запазил копие от цялата тази структура на папки за съхранение на базата на облак само като предпазна мярка. Възможно е да има случаи, когато нямате достъп до твърдия диск или може да се наложи да имате достъп до тези файлове от някъде другаде. В такъв случай можете да осъществите достъп до копието въз основа на облак, като използвате уеб браузър. Microsoft SkyDrive осигурява синхронизиране на локалните ви файлове със съхранението в облака и обратно. Можете да създадете безплатен акаунт и да изтеглите настолния клиент за синхронизиране на файлове от skydrive.live.com. Когато инсталирате папката за синхронизиране на SkyDrive на твърдия диск, изберете устройство, което е различно от устройството, съдържащо системни файлове - по същите причини, каквито са споменати в първата част на тази статия.
3: Използване на библиотеки за управление на файлове в Windows 7 ефективно
Библиотеките ви позволяват да категоризирате файловете си. В допълнение към четирите библиотеки по подразбиране, споменати по-горе, можете да създадете толкова библиотеки, колкото желаете. Ако искате да запазите музика по жанр, можете да създадете библиотеки с име "поп", "рап", "класически", "реге" и др. По същия начин, ако искате да запазите документи според клиентите си, можете да създадете библиотеки, като казвате "client1", "client2" и други. Въпреки че папките могат да бъдат навсякъде на локалния диск, можете да кликнете с десния бутон върху иконата на папката и да изберете една от съществуващите библиотеки или да създадете нова библиотека, в която да добавите папката. Не забравяйте, че библиотеките ще съдържат само указания към оригиналните файлове, така че в случай на изтриване на тези библиотеки, няма да загубите файловете си. Това изображение ви показва как да създадете нова библиотека с помощта на Windows Explorer.
4: Използвайте менютата за прескачане за достъп до файлове
Менютата за прескачане съдържат два типа файлове - тези, които сте използвали наскоро, и тези, които сте прикачили към менюто "Прескачане", за да имате лесен достъп до тях. За да отворите меню за прескачане, свързано с всяко приложение, щракнете с десния бутон върху приложението, когато е в лентата на задачите. Това може да означава, че ще трябва да отворите приложението, преди да отворите менюто Jump. Когато се отвори менюто Jump, можете да видите файловете, които сте използвали наскоро. За да закачите свързан файл в менюто "Прескачане", отворете Windows Explorer и преместете файла в приложението. Когато иконата на файла е поставена върху иконата на приложението в лентата на задачите, ще получите съобщение в следния формат: Pin
5: Докоснете родителската папка в лентата на задачите на Windows
Ако редовно използвате някои папки, които се съдържат в друга папка, можете да прикрепите родителската папка към лентата на задачите на Windows 7, така че да не е необходимо да отваряте Windows Explorer и да се придвижвате, за да стигнете до вашите файлове. За този съвет нека използваме горния пример, където създадохме файлова система, базирана на години, месеци и след това на клиенти.
Кликнете с десния бутон на мишката върху произволно място в лентата на задачите на Windows 7. В контекстното меню, което се показва, кликнете върху Ленти с инструменти и след това върху Нова лента с инструменти. Ще получите диалогов прозорец Избор на папка. Прегледайте до основната папка, която в този случай е Бизнес. Изберете папката и кликнете върху Избиране на папка. Не забравяйте да изберете родителската папка и да не я отваряте, защото ще получите грешка. Главната папка е закачена в лентата на задачите на Windows 7. Сега можете да кликнете върху “>>” подпишете под името на тази папка, за да получите достъп до съдържанието му (всички подпапки и файлове), без да се налага да отваряте Windows Explorer.
Кликването върху тази папка ще ви покаже съдържанието му под формата на каскадни менюта. Можете да прегледате всяка подпапка, за да я отворите, и да кликнете върху файла, който искате да отворите. Тъй като основната папка винаги се вижда на лентата на задачите, тя ви спестява много време. И да, можете да поставите цялото устройство или често използвани папки в лентата на задачите, ако искате.
