Факсът често се възприема като по-сигурен от имейла, въпреки че наистина не е такъв. Факс устройствата комуникират по телефонни линии без кодиране, а факс машините често се съхраняват в оживени райони, където документите могат лесно да бъдат захванати от всеки.
Алтернативи за изпращане на факсове
Има много алтернативи за изпращане на факсове. Ако не сте ограничени от законите или защото лицето от другия край изисква да използвате факс, опитайте една от тези алтернативи:
- Документи за електронна поща: Да, скромният имейл може да замени много факсове. Вероятно изпращате по факс документ, написан от компютър, така че защо да се притеснявате от използването на факс апарат? Прикачете файла на имейл или просто включете важния текст в самия имейл.
- Сканиране и имейл: Ако имате факс устройство, което също работи като скенер, можете да го използвате, за да сканирате хартиени документи в компютъра като PDF файлове. Прикачете тези PDF файлове в имейл, за да ги изпратите. Можете дори да опитате да използвате телефона си, за да сканирате документа - сигурно, че няма да е най-доброто качество, но сме виждали доста доста нискокачествени факсове.
- Качване на документи: Някои организации могат да ви позволят да качите тези сканирани файлове на документи в мрежата, а не просто да ги изпратите по имейл.
- Използвайте пощенска охлюв: Слушалната поща е по-бавна алтернатива на изпращането на факсове, което е по-лошо в много отношения, но това не винаги е лошо. Ако нямате факс апарат и документът не е спешен, обикновено можете да изпратите документ до повечето организации, вместо да го изпратите по факс. Разбира се, трябва да се справите с пощенската система, но поне не е нужно да пращате факсове по нищо.
Подпишете документи без да ги отпечатвате
Може да се наложи да подпишете документи и да ги изпратите на някого, и след като бъдат отпечатани, може да се изкушите да ги изпратите по факс. В края на краищата алтернативата е да отпечатате документа, да го подпишете, да го сканирате обратно в компютъра и да го изпратите по имейл. Вместо да губите време за това, можете да използвате софтуера, за да приложите истинския си подпис към документ на вашия компютър. Просто запишете своя подпис веднъж и той ще се съхранява като изображение, което можете да приложите към документите. Можете лесно да подпишете бъдещи документи, без да ги отпечатвате.
Ако имате таблет със стилус, можете дори да използвате стилуса, за да подпишете документ директно на екрана.
Изпращане на факс до документ онлайн
Онлайн факс услуги ви позволяват да изпратите факс на документ, без да се нуждаете от ваше собствено или дори от телефонна линия факс. Използвате уеб базиран интерфейс, за да качите документ и да въведете телефонния номер на получателя. Самата услуга се грижи за всички неща от последната миля, като изпраща факс до отдалечения факс апарат чрез собствените си телефонни линии.
Ако само трябва да изпращате факсове рядко, тези услуги ще ви позволят да изпратите няколко страници тук и там без да харчите един стотинка. Ако трябва да изпращате факсове по-често, може да се наложи да платите нещо - но все пак ще трябва да плащате за факс апарат и телефонна линия.
Тези услуги технически включват факс, но поне не се чувстват като да използвате стари факс апарати и не изискват телефон за стационарен телефон.
Получаване на факс онлайн
Получаването на факс може да е главоболие, ако имате домашен офис. Факс машината трябва да е включена и да слуша за факсове през цялото време. Нуждаете се от специална линия за получаване на факсове, така че да не пропускате никакви факсове, когато сте в телефона. Може да опитате да поискате от хората да ви изпратят документ по факс в определено време, когато сте сигурни, че телефонът ви за стационарен телефон не е вързан.
Вместо да се справите с всички тези глупости, помолете хората да сканират и да изпращат електронни документи до вас. Можете също така да използвате други инструменти, ако не искате да разчитате на имейл - например можете да използвате JotForm заедно с Dropbox, за да създадете уеб страница, където хората могат да качват PDF файлове и да се показват в папка в Dropbox.
Също така можете да опитате да използвате услуга, която ви предоставя специален номер на факс и ви позволява да получавате факсове там. Те обикновено струват пари - в края на краищата, услугата за факс трябва да плати за специален телефонен номер и да я наблюдава за вас. eFax предлага 10 безплатни входящи страници месечно, въпреки че те не ви дават безплатни изходящи страници. HelloFax ви позволява да изпратите пет безплатни страници, но това е всичко. Всяка безплатна онлайн услуга за изпращане на факсове има улов по този начин - безплатната оферта е да ви привлече, а вие трябва да платите за най-важните функции. Изпращането на факсове включва взаимодействие с факс апарати и стационарни телефонни номера и това не е безплатно. Той също така често се използва за бизнес цели, а бизнесите са склонни да харчат пари за такива неща.
Последният курорт: Използвайте факс машина без да притежавате такъв
Ако не искате да се занимавате с онлайн услуги или пощенска поща и нямате абсолютно никакъв избор, освен да изпращате случаен документ като факс, все още има алтернатива за закупуване на собствена факс машина и използване на стационарен телефон. Вероятно можете да посетите местния магазин, който предлага копиране и те ще ви позволят да платите няколко цента, за да изпратите факс. Това не е идеално, ако често изпращате факсове, но ако трябва да изпратите факс на нещо веднъж годишно, това може да е оправдана опция.
Разбира се, това все още включва използването на факс апарат.Някои организации просто изискват факсове и може да не се чувствате комфортно да качвате изключително чувствителни документи към уеб базирана факс услуга. Няма много какво да направите, ако трябва да се справите с организация, която изисква факсове.
Изпращането на факсове все още ще бъде с нас още известно време, ако само поради правила, които насърчават здравните и юридическите организации да продължат да използват по-старата факс система вместо модерните алтернативи.
