Това не е само за спам. Спам все още съществува, досаден факт от живота, но има начини да се справим с това. Това е смазване на други имейли, които получаваме - актуализации за софтуер, покани за събития, пощенски списъци, с които сме се абонирали, но никога не забравяйте да прекратите абонамента си - всички от които налагат някакъв начин да организирате, сортирате и изпращате съобщения на правилното им място, независимо дали е определена папка или кошчето.
Говорихме доста за Outlook, включително основите на електронната поща като композиране и изпращане, начини за добавяне и получаване на прикачени файлове, както и за импортиране на контакти и за управление на адресни книги. Искаме да насочим вниманието си сега към по-голямата картина, като се съсредоточим върху управлението на входящата кутия.
Управление на входящата ви поща в Outlook
Outlook има богат набор от функции, които да ви помогнат да филтрирате пощата си на подходящите места. За да започнете, ако кликнете с десния бутон върху съобщение или мишка до лентата, ще забележите, че има функция, наречена "Бързи стъпки".
Първото нещо, което ще направите, е да изберете бързата стъпка, която искате да създадете. Нека направим един прост, за да илюстрираме нашето мнение.
В тази Бърза стъпка избираме съобщение, което считаме за различно, и кликнете върху Бърза стъпка, която ще премести съобщението в папката Misc и ще маркира съобщението като прочетено.
Например в тази екранна снимка можете да премахнете стъпката, в която съобщенията са означени като "Прочетени", така че всичко се премества в папката "Разни", но състоянието й остава непроменено.
Основните правила на правилата
Както споменахме, "Бързи стъпки" са нещо, по което действате, докато правилата действат автоматично, зад кулисите, според критериите, които посочвате. Когато кликнете върху бутона "Правила", трябва да изберете "Създаване на правило …" от падащия списък.
Основните условия за създаване на правила са доста основни и може би дори не е нужно да се впускате в някакви разширени опции, така че нека продължим и да разгледаме някои от техните по-прости аспекти.
В следващото изображение виждате, че можете да насочвате пощата от определени податели или въз основа на обекта или на кого е изпратено. От там можете да имате Outlook ви предупреждава визуално и / или със звук. Можете също така да преместите съобщението в конкретна папка, която за разлика от използването на бърза стъпка ще се случи без вашите данни.
Ако кликнете върху бутона "Създаване на правило", ще видите следния диалогов прозорец на помощника.
На следващия екран избираме опцията "преминете към определена папка", а след това в долната част щракнете върху подчертаната връзка "го преместете в посочената папка". След това се показват опции, които ще ни позволят да насочваме пощата към каквото и да било папка, която избираме, което в този случай е "Разни".
Ако искате да научите повече за автоматично преместване на съобщения до конкретна папка, препоръчваме Ви да разгледате тази статия.
Изтриване и игнориране на имейл съобщения
Ще получите много електронна поща, която не искате или не, независимо дали става дума от прекалено бушуващ родител, или направо спам, запазването на вашите входящи кутии и добре подготвеното ще бъде голямо предизвикателство, ако не го направите знаете как да използвате инструментите, с които разполагате.
Както можете да видите на видно място на лентата, има раздел изцяло посветен на изтриването на неща, най-забележим е големият бутон "Изтриване" и неговия гигант X. Можете също просто да изберете съобщение или група от съобщения и щракнете върху този бутон или просто докоснете "Изтриване" на клавиатурата.
Разликата между това и просто изтриването на един разговор е, че игнорирането му ще се прилага към това и всички бъдещи съобщения, което означава, че ако сте в пощенски списък и респондентите продължават да отговарят, няма да ги виждате, което е доста полезно,
Другият забележителен вариант е функцията за почистване. Кликването върху бутона "Почистване" ще задейства падащо меню със следните опции
Спам, спам отидете!
Спам не получава едни и същи заглавия, какъвто някога е правил, защото в по-голямата си част съвременните спам филтри вършат доста добра работа, за да отрежат всичко. Ако използвате Gmail или други услуги за електронна поща, най-вероятно не виждате много от тях, което не означава, че не е там, особено ако направите неприличната грешка, че сте съгласни да дадете на компанията споделяне на адреса ви със своите маркетингови партньори или кликнете върху грешната кутийка и погрешно се регистрирате, за да сте в списък за разпространение.
Въпросът е, че спамът все още се случва, но Outlook ви дава начини да се надяваме, че ще го държи до голяма степен под контрол с боклуци филтри. Когато получите съобщение, което е ясно нежелано или спам, можете да изберете това съобщение, след което да кликнете върху бутона "Junk" за падащ списък с опции. За нежелани съобщения ще изберете "Блокиране на изпращача", но за всичко останало, ще искате да коригирате опциите за нежелана електронна поща.
Поддържането на вашата пощенска кутия постно и безусловно изисква отдаденост и внимание към детайлите. За да бъда честен, няколко добре дефинирани правила могат да компенсират много работа, но винаги ще има нови предизвикателства. Запомнете тези инструменти - Бързи стъпки, Правила, игнориране и Нежелани филтри - и вие ще сте на път да укротите вашия имейл.
Сега да чуем от вас. Разкажете ни за вашите предпочитани Бързи стъпки и правила или как се справяте със спама. Нашият дискусионен форум е отворен, затова ни задавате вашите коментари и въпроси.
