Кажете, че искате да поставите адреса си в долния колонтитул на вашите документи, но адресът се променя периодично. Можете да съхранявате адреса в отделен общ документ на Word и да използвате поле в отчета си, за да изтеглите текста от общия документ и да го актуализирате винаги, когато се променя. Ще ви покажем как да направите това.
За да започнете, създайте нов документ на Word, който ще служи като хранилище за адреса, който искате да вмъкнете в други документи на Word. Запишете го на място, което ще бъде достъпно за други документи. Например, не го запишете на мрежово устройство, на което не винаги имате достъп.
Ще използваме отметки, за да се обърнем към адреса в общия ни документ. Въведете низа на текст, който искате да вмъкнете в други документи (в нашия случай адресът). Създайте маркер, като маркирате името и отидете в Insert> Bookmark и му дадете име, като "Address". Вижте нашето ръководство за отметки в Word за информация относно създаването им.
Имайте предвид, че имената на отметките не могат да имат интервали. Препоръчваме да поставите името на маркера над всеки елемент във вашия общ информационен файл, за да можете лесно да знаете кое име да използвате за кой елемент. Това е особено полезно, ако планирате да имате много елементи за многократна употреба в този общ документ. В нашия пример добавихме адреса си към общия информационен документ и поставихме името на маркер "Адрес" над елемента.
ЗАБЕЛЕЖКА: Не можете просто да въведете нормални скоби около кодовете на полетата. Трябва да използвате "Ctrl + F9", за да вмъкнете правилния тип скоби.
Курсорът автоматично се поставя между скобите. Въведете следния текст между скобите, замествайки ""С абсолютния пълен пътека към вашето общо Word, съдържащо името, което искате да вмъкнете. Заменете ""С името на отметката, което сте приписали на елемента в общия документ.
INCLUDETEXT ''
ЗАБЕЛЕЖКА: Не въвеждайте скобите в кода на полето.
Например, ние въведехме следното между скобите на кодовите полета:
INCLUDETEXT 'C:\Users\Lori\Documents\Common Information\CommonInformation.docx' Address
ЗАБЕЛЕЖКА: Трябва да използвате двойни обратно наклонени черти в пътя, както направихме. Също така, не забравяйте да използвате правилни котировки, а не умни цитати, когато въвеждате горния код в полето.