Когато изпращате имейли, не кликвайте върху бутона Изпращане, докато не сте абсолютно сигурни, че искате да изпратите имейла. Независимо дали става въпрос за съобщение, което желаете да не сте изпратили, или просто за смущаващо типо, обикновено не можете да го върнете обратно.
Изпратеният имейл е извън контрола ви
Е-мейл не е като коментар на уебсайт, който можете да изтриете или редактирате след факта, защото се съхранява на едно място, което позволява редактиране - на този уебсайт. Когато изпращате имейл, вашият имейл клиент изпраща копие от имейл съобщението на всички, на които изпращате имейл. Техният имейл сървър го получава и го показва в своя имейл клиент.
Няма начин да се върнете и да отмените имейл, който вече е изпратен. Копието е на друг сървър за електронна поща, напълно извън ваш контрол.
Microsoft Outlook съдържа функция "Recall", която ви позволява да извиквате имейл съобщения в определени случаи. Другите клиенти за електронна поща - включително Gmail с функцията за отмяна на лабораторията - също ви позволяват да "отмените" имейл, който вече сте изпратили, но тази функция е само с ръкавица.
Как функцията за изземване на Outlook работи
Microsoft Outlook ви позволява да извиквате или изтегляте съобщения само при ограничени обстоятелства. Трябва да използвате система за електронна поща на Microsoft Exchange и трябва да сте на същия Exchange сървър като получателя. Тази функция може да работи, когато изпращате имейли до колегите си, но не можете да ги използвате, когато изпращате имейл на някой с домашен имейл адрес или изпращате имейли до адреси извън организацията си.
Функцията за извикване на Outlook работи, като изпраща съобщение до входящата кутия на другото лице. Съобщението пита техния имейл клиент да изтрие имейла, който току-що изпратихте. По подразбиране Outlook ще изтрие имейл съобщението, ако още не е го прочел. Възможно е обаче потребителят да деактивира тази функция, така че Outlook ще игнорира тези заявки. Функцията Recall е само начин да попитате добре дали техният имейл клиент би ви направил полза да изтриете имейл съобщение, което вече сте изпратили.
Въпреки че тази функция може да бъде полезна за изтриване на съобщения с грешки и други грешки и изпращане на актуализирано копие, което намалява недостига във входящите кутии на колегите ви, не можете да разчитате на това, за да изтеглите имейлите, които никога не сте изпращали.
Времевите закъснения могат да ви дадат бутон "Отмяна"
Някои клиенти за електронна поща могат да ви дадат възможност да натиснете "отмените" след изпращане на имейл - може би току-що сте забелязали печатна грешка или друга неудобна грешка или може би сте изпратили електронната поща в момент на страст и сега вие съжалявате за езика ти избра.
Това работи не чрез действително оттегляне на изпратения имейл, а чрез добавяне на закъснение, преди имейл клиентът ви да изпрати съобщението.
Ако например сте потребител на Gmail, можете да отворите настройките на Gmail, да кликнете върху Лаборатории и да активирате функцията лаборатория "Отмяна на изпращане". Това ще ви даде няколко секунди след като изпратите имейл, като ви позволи да кликнете върху Отмяна, за да спрете изпращането на имейла. Gmail чака още няколко секунди, след като кликнете върху бутона Изпращане, давайки ви време да промените решението си.
Outlook и Gmail може да имат функции, които се опитват да ви дадат допълнителна спокойствие, но не се излъжете. Те не работят перфектно - дори в случая на Gmail, ако сте закъснели за секунда, този имейл ще изчезне и не можете да го върнете. Когато изпращате имейл, поставете пауза преди да кликнете върху бутона Изпращане и се уверете, че сте готови да излезе този имейл.
