Каква е разликата между свързване и вграждане?
Всъщност имате три възможности за включване на електронна таблица в презентация в PowerPoint. Първият е просто да копирате тези данни от електронната таблица и след това да ги поставите в целевия документ. Това работи добре, но всичко, което наистина прави, е да конвертирате данните в проста таблица в PowerPoint. Можете да използвате основните инструменти за форматиране на таблици в PowerPoint, но след преобразуването не можете да използвате функциите на Excel.
Макар че това може да е полезно понякога, другите две опции - свързване и вграждане - са много по-мощни и това, което ще ви покажем как да направите в тази статия. И двата вида са доста сходни, защото в крайна сметка внасяте актуална електронна таблица в целевата си презентация. Той ще изглежда като лист Excel и можете да използвате инструментите на Excel, за да го манипулирате. Разликата е в това, как тези две опции третират връзката им с оригиналната електронна таблица на Excel:
- Ако ти връзка работен лист в Excel в презентация, целевата презентация и оригиналния лист на Excel поддържат връзка. Ако актуализирате файла в Excel, тези актуализации автоматично се отразяват в целевата презентация.
- Ако ти закрепвам работен лист в Excel в презентация, тази връзка е нарушена. Актуализирането на оригиналния лист на Excel не актуализира автоматично данните в целевата презентация.
Има предимства и за двата метода, разбира се. Едно от предимствата на свързването на документ (различно от поддържането на връзката) е това, че запазва размера на файловете на презентацията на PowerPoint, тъй като данните се съхраняват предимно в лист Excel и се показват само в PowerPoint. Един недостатък е, че оригиналната електронна таблица трябва да остане на едно и също място. Ако не го направите, ще трябва да го свържете отново. И тъй като разчита на връзката към оригиналната електронна таблица, не е толкова полезно, ако трябва да разпространявате презентацията на хора, които нямат достъп до това местоположение.
Внедряването на тези данни, от друга страна, увеличава размера на презентацията, защото всички данни от Excel всъщност са вградени във файла на PowerPoint. Има обаче някои ясни предимства за вграждането. Например, ако разпространявате тази презентация на хора, които може да нямат достъп до оригиналния лист на Excel, или ако презентацията трябва да покаже, че листът на Excel в даден момент (вместо да се актуализира), вграждането връзката с оригиналния лист) има повече смисъл.
Така че, имайки предвид всичко това, нека да разгледаме как да свържете и вградите Excel Sheet в Microsoft PowerPoint.
Как да свържете или вмъкнете работен лист в Excel в Microsoft PowerPoint
Свързването или вграждането на работен лист на Excel в презентация в PowerPoint е всъщност доста ясна и процесът на изпълнение е почти идентичен. Започнете с отваряне на работния лист в Excel и на презентацията в PowerPoint, която искате да редактирате едновременно.
В Excel изберете клетките, които искате да свържете или вградите. Ако искате да свържете или вградите целия работен лист, кликнете върху квадратчето в редиците и колоните в горния ляв ъгъл, за да изберете целия лист.
Ако искаш закрепвам в електронната си таблица, изберете опцията "Поставяне" вляво. Ако искаш връзка в електронната си таблица, вместо това изберете опцията "Поставяне на връзката". Сериозно, това е всичко. Този процес е иначе идентичен.
Която и да е опция, ще изберете "Обект на работния лист на Microsoft Excel" в полето отдясно, след което щракнете върху бутона "OK".
Ако ти свързан на Excel, не можете да го редактирате директно в PowerPoint, но можете да щракнете двукратно върху която и да е част от него, за да отворите файла с оригиналната електронна таблица. Всички актуализации, които правите в тази оригинална електронна таблица, след това се отразяват във вашата PowerPoint презентация.
Ако ти вградени на Excel, можете да го редактирате директно в PowerPoint. Щракнете двукратно навсякъде в електронната таблица и ще останете в същия прозорец на PowerPoint, но панелът на PowerPoint ще бъде заменен от Excel Ribbon и ще имате достъп до цялата функционалност на Excel. Това е страхотно.
