И докато е изкушаващо просто да мисля за папките за персонализирано търсене като запазено търсене, те всъщност са по-хладни от това. Тъй като те се актуализират автоматично, те всъщност работят по-скоро като виртуални папки, подобно на функцията за етикети в Gmail, с изключение на по-мощните. Искате папка, която показва само съобщения, които са непрочетени, от определено лице и имате един или повече прикачени файлове? Няма проблем.
Нека да разгледаме как да ги настроите.
Създайте папка за предварително зададено търсене в Outlook
Outlook вече има няколко предварително дефинирани папки за търсене, които можете да използвате. Не можете по-нататък да персонализирате никое от тези неща, но си струва да се погледнете на първо място само в случай, че покрият вашите нужди.
За начало ще намерите папките за търсене в долната част на списъка с папки във файла с данни от Outlook в лявата част на прозореца. Всеки файл с данни има собствена папка за търсене, така че ако използвате Outlook за проверка на повече от един акаунт, можете да настроите различни папки за търсене за всяка от тях.
Тук създаваме нова папка за търсене, която показва непрочетена поща. Това е супер удобна папка за търсене, за да има около, защото показва цялата си непрочетена поща, без значение каква папка е в нея. Просто щракнете върху папката за търсене, която искате да създадете, а след това натиснете бутона "OK".
Създайте папка за персонализирано търсене в Outlook
Персонализираните папки за търсене ви позволяват допълнителни критерии, които не са включени в предварително дефинираните папки за търсене - можете да търсите почти по всяко поле, съдържащо се в Outlook. По-важното е, че можете да създадете папка за персонализирано търсене, която използва няколко критерия за избор на съобщения. Например може да имате само едно съобщение от определени хора и да имате конкретни думи в темата.
За да създадете папка за търсене, преминете към раздела "Папка" на лентата, след което щракнете върху бутона "Нова папка за търсене".
Разделът "Съобщения" съдържа основни критерии, които ви позволяват да търсите конкретни думи в обекта или тялото на съобщенията, изпращачите и получателите. Можете също така да ограничите търсенето до съобщенията, където сте единственият човек в линията "До" или в "За" или "Скрита" линия с други хора.
И дори можете да посочите времеви диапазон за съобщенията въз основа на това кога са били получени, изпратени, променени и т.н. Така например, можете да показвате само съобщения, получени през последните седем дни.
Разделът "Разширени" ви позволява да добавяте критерии въз основа на всички полета, които обектът на Outlook може да съхрани. Има много от тях, така че няма да ги покрием тук. Но ако трябва да търсите по нещо, което не сте намерили в другите раздели, шансовете са да го намерите, като щракнете върху този бутон "Поле" и ще разгледате менютата.
По подразбиране персонализираното търсене, което създавате, ще се изтегли от всички папки във файла с данни на Outlook. Ако искате да го ограничите само до определени папки, кликнете върху бутона "Преглед".
- Съобщения до и от вашия шеф
- Съобщения с неразрешени последващи флагове по категория (например можете да търсите само неразрешени елементи в личната категория)
- Съобщения с голямо значение
- Съобщения до и от клиент (Можете дори да използвате пълния им домейн в полето за търсене и да изберете да търсите всички полета)
- Съобщения с прикачени файлове, които са над определен размер (чудесно за премахване на големи прикачени файлове и намаляване на размера на файла с данни)
И това само надрасква повърхността. И така, какви папки за търсене създавате? Кажете ни в коментарите!
