Кога е намирането и подмяната на форматирането полезно?
Има много начини да използвате "Намери" и "Замени" за форматиране, но кога трябва да помислите да използвате "Намиране и замяна", вместо да приложите ръчно промяна на форматирането или да използвате други опции като "Форматор"?
Понякога има смисъл ръчно да се прилагат промени във форматирането. Например, ако трябва да промените цвета на целия текст или да премахнете всички копия на удебелен текст в документа си, можете да направите това, като изберете всички (Ctrl + A) и след това приложите желаната от Вас промяна. Ако трябва да контролирате какво се променя и какво не е по-точно, може би е по-добре да преминете през документа си и да направите тези промени на ръка.
Има обаче случаи, когато намиране и замяна може да ви помогне да спестите време, като приложите промени във форматирането по-бързо и по-лесно, отколкото ръчно форматиране. Можете да използвате "Намиране и замяна", за да търсите и промените форматирането на знака и абзаците.
Ето няколко примера, когато е полезно:
- Използвахте един вид форматиране на знаци в целия си документ и искате да го промените на друг формат. Например, да речем, че сте използвали курсив за подчертаване и сега искате да премахнете това форматиране.
- Имате определена дума или фраза, към която искате да приложите (или промените) форматирането на знаците. Например, да речем, че повтаряте фразата "Little Red Riding Hood" в документа си и вече сте решили, че искате тази фраза да използва различен шрифт и червен текст.
- Използвахте конкретно форматиране на параграфа (подравняване, вдлъбнатина, разстояние и т.н.) и искате да промените това. Например, да речем, че зададете конкретни параграфи, които да бъдат подравнени наляво и да имат определена вдлъбнатина, и сега искате да премахнете тази отрязък и център, за да подравните тези параграфи.
Сега, с известно прогнозиране, бихте могли да настроите стиловете на знаците и абзаците и след това да ги прилагате строго в целия си документ. Това би променило някои от тези неща по-лесно. Но когато прозорливостта се превръща в назад, Find and Replace може да ви помогне да свършите работата.
Готови ли сте да го видите в действие?
Използване на Find and Replace за промяна на форматирането на символи
Когато става въпрос за намиране и замяна на форматирането, можете да създадете търсене само за определени типове форматиране, или можете да го направите в комбинация с търсене на текст (дори можете да получите фантазия и да го комбинирате с заместващи символи, за да прецизирате търсенията си).
Ако искате да работите само с форматиране на символи
Ако искате да търсите форматиране без придружаващ текст, това е лесно. Да вземем примера от по-рано, когато решихме, че искаме да премахнем появяванията на курсив текст. Задействайте диалоговия прозорец Find and Replace (намерете и смени), като отидете на начална страница> Замяна или натискане на Ctrl + H.
В раздела "Замяна" кликнете, за да поставите точката за вмъкване в полето "Намиране на какво". След това кликнете върху падащото меню "Форматиране" и изберете опцията "Шрифт".
Във всеки случай вече сте готови да търсите. Натиснете бутона "Намиране на следващия", за да откриете Word и да подчертаете следващата поява на всичко, което търсите. Тук е намерена нашата следваща курсирана дума. Кликнете върху бутона "Замяна", за да извършите промяната. Натиснете "Намери Напред", за да намерите следващата поява и повторете. Ако се чувствате щастливи, можете също така да натиснете бутона "Замяна на всички", за да може Word да продължи и да замени всичко, което намира, без да трябва да проверявате всеки, но преди да направите това, ви препоръчваме да запазите или направите копие на документа си.
Ако искате да работите с форматиране на знаци и текст
Лесно, но какво, ако искате да работите едновременно с форматирането и текста? Да вземем по-голям пример.
Кажете, че току-що сте завършили въвеждането и форматирането на отчет, а за името на фирмата "Lorem Incorporated", вие сте приложили удебелен, курсив и син цвят на шрифта. Вашият документ изглежда по следния начин:
Задействайте диалоговия прозорец Find and Replace (намерете и смени), като отидете на начална страница> Замяна или натискане на Ctrl + H.
Въведете "Lorem Incorporated" в полето "Find What". Кликнете върху бутона "Още", за да разгънете опциите Намери и Замени, ако те още не са показани.
Следващ тип "Lorem Inc." в полето "Replace With". Кликнете отново върху бутона "Форматиране" и след това върху "Шрифт".
Използване на Find and Replace за промяна на форматирането на абзаци
Можете също така да използвате функцията Намиране и замяна, за да работите с форматиране на ниво на абзац и работи почти по същия начин, както работа с форматиране на ниво знак. Можете дори да го използвате, за да намерите и замените форматирането на символи и абзаци едновременно, ако искате.
Но нека да вземем по-ясен пример, за да видим как работи. Да приемем, че сме копирали и поставили някои параграфи от друг документ на Word, който да се използва в нашия документ. В нашия документ използваме стандартно отстояние между редовете, където няма допълнително място преди параграфите и 8 градуса след раздели.
По някаква причина документът, от който извличаме абзаци, е настроен да използва разстояния от 18pt както преди и след параграфи. Поставяме текста с форматиране, защото искаме да задържим форматирането на ниво знаци като получер текст.
Резултатите не изглеждат чудесно, защото параграфът, който копирахме и поставихме, има много повече пространство преди и след това, отколкото другите ни параграфи.
Предположихте го - Намерете и Заменете за спасяването. Запалете го отново от Начало> Замяна или като натиснете Ctrl + H.
Поставете точката за вмъкване в полето "Намиране на какво", отворете падащото меню "Форматиране" и изберете опцията "Параграф".
Този път задайте форматирането, което искате да използвате като заместител. Ще тръгваме по подразбиране на Word, без никакви разстояния преди и след 8 сек., Както в останалата част от документа ни. Кликнете върху "OK", когато сте го настроили.
Можете да получите много по-сложни с вашите търсения, отколкото простото примери, които сме ви предоставили тук. Можете да комбинирате няколко различни типа форматиране на знаци и абзаци в едно търсене. Можете дори да използвате заместващи символи и други специални знаци, за да получите по-голяма креативност с конкретния текст, който намирате. Но това трябва да бъде достатъчно, за да започнете!
